Consultanta specializata pentru CONTABILI 
Termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile
valabil la 27 Apr 2018
Intrebare: Care este perioada de pastrare a documentelor financiar-contabile (facturi de la furnizori insotite de receptii, facturi fiscale emise cate clienti, procese-verbale de compensare etc.) si a registrelor de contabilitate (balantele de verificare, registrul jurnal, jurnalele de vanzari, jurnalele de cumparari, registrele de casa, registrul de banca etc.), respectiv a declaratiilor fiscale? Care este baza legala?
Raspuns:
Actul normativ care reglementeaza arhivarea documentelor contabile este OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Prevederile de interes pentru speta dvs. se regasesc in Anexa 1 – Norme generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, sectiunea C - Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile.
Termenele de pastrare a documentelor sunt:
- statele de salarii - 50 de ani,
- registrele si celelalte documente financiar-contabile - 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:
a) Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani, in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
b) Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
“ANEXA 4
DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE
care se pastreaz a timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata cu modificarile si completarile ulterioare
1. Nota de receptie si constatare de diferente 14-3-1A
2. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A
3. Bon de consum 14-3-4A
4. Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA
5. Lista zilnica de alimente 14-3-4/dA
6. Dispozitie de livrare 14-3-5A
7. Fisa de magazie 14-3-8
8. Lista de inventariere 14-3-12
9. Lista de inventariere 14-3-12/b
10.Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)- 14-3-12/a
11.Chitanta 14-4-1
12.Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a
13.Dispozitie de plata/ incasare catre casierie 14-4-4
14.Borderou de achizitie 14-4-13
15.Borderou de achizitie (de la producatori individuali) 14-4-13/b
16.Decont pentru operatiuni in participatie 14-4-14
17.Ordin de deplasare (delegatie) 14-5-4
18.Ordin de deplasare (delegatie) in strain atate(transporturi internationale) 14-5-4/a
19.Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) 14-5-5
20.Decont de cheltuieli valutare (transporturi interna tionale)14-5-5/a
21.Not a de debitare-creditare 14-6-1A
22.Fisa de cont pentru opera tiuni diverse 14-6-22
23.Fisa de cont pentru opera tiuni diverse( in valut a si in lei) 14-6-22/a
24.Decizie de imputare 14-8-2
25.Angajament de plata 14-8-2/a
In caz de incetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
In ceea ce priveste declaratiile fiscale nu se precizeaza nicaieri cat timp trebuie arhivate (teoretic, odata depuse, ele se regasesc in arhiva ANAF) . Pentru ca nu sunt rare cazurile in care ANAF pierde aceste declaratii va recomandam sa le pastrati cel putin 5 ani (perioada de prescriptie fiscala) sau, ideal, aceeasi perioada in care pastrati documentele ce au stat la baza intocmirii lor (statul de salarii pentru 112, facturile si jurnalele de TVA pentru 300 si 394, etc.).
alarm Descarca aici Programul Special de Alerta PortalContabilitate.ro!
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici
Newsletter portalcontabilitate.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul portalcontabilitate.ro si primesti cadou Raportul special "Tranzactiile cu numerar in 2024. Cum sa evitati amenzile"!
Intrebari similare din categoria Registre de contabilitate si documente de contabilitate generala
08Apr2024
Eliminarea din arhiva a documentelor
de
Vera Constantin
valabil la 08 Apr 2024
Intrebare: Societatea noastra presteaza servicii financiar contabile. Documentele contabile ale clientilor companiei sunt arhivate provizoriu de catre societatea noastra pe perioada fiscala a acestora. O parte din actele clientilor cu care s-a reziliat contractul si care nu au ridicat aceste documente sunt pastrate in arhiva societatii noastre. Am incercat sa luam legatura cu clientii reziliati in vederea ...
16Dec2023
Arhivare documente contabile C.A.R.
de
Vera Constantin
valabil la 16 Dec 2023
Intrebare: Dorim sa ne precizati ce masuri de securitate (incendiu, alte calamitati) suntem obligati sa luam in vederea cresterii gradului de siguranta a tuturor documentelor contabile din incinta CAR, cat si din arhiva (spatiu separat)?
05Dec2023
Arhivare
de
Raluca Liliana Anghelache
valabil la 05 Dec 2023
Intrebare: Anul acesta in ianuarie a fost modificata Legea 36 privind pastrarea documentelor financiar contabile.Aceasta se aplica incepand cu documentele anului 2023 sau se aplica si pentru documentele anilor precedenti, de exemplu ultimul an pe care am fi obligati sa il pastram este 2018?
31Mai2023
Distrugere documente financiar contabile la expirarea termenului legal de arhivare
de
Bajan Camelia
valabil la 31 Mai 2023
Intrebare: Administratorul firmei are la sediul firmei documente financiar contabile mai vechi de 5 ani, pe care vrea sa le distruga prin tocare de catre aparatul de tocat in baza unui proces verbal intocmit.Este corecta aceasta procedura?
05Mar2023
Termen de pastrare documente
de
Mariana Prejbeanu
valabil la 05 Mar 2023
Intrebare: Care sunt pasii, procedurile, pentru ca o societate comerciala sa elimine din arhiva sa documente mai vechi de 10 ani? Sunt documente care se pastreaza pe perioada nelimitata? Este obligatorie apelarea la o firma de arhivare? Este nevoie de un aviz de la Arhivele Statului? Prevederea referitoare la reducerea perioadei de arhivare pentru documentele financiar-contabile si statele de salarii ...
18Feb2023
Posibilitatea arhivarii electronice a documentelor
de
Bajan Camelia
valabil la 18 Feb 2023
Intrebare: Pentru societatile care emit facturile din smartbill si saga si le gestioneaza electronic (adica sunt salvate in foldere luna de luna), mai este necesar ca acestea sa fie listate luna de luna in dosarele contabile? Mentionam ca evidenta contabila se tine in saga si ele se importa, apoi sunt verificate bucata cu bucata.
Un produs marca