Buna ziua! Sunt Simona, Asistentul tau personal.
Click daca ai nevoie de ajutor!
X
Tine-ma minte

Ati uitat parola? Click aici pentru a recupera user/parola

Nu aveti cont?
X

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

X

Te rugam sa introduci adresa de email pe care ai folosit-o la inregistrarea contului tau.

Autentificare Inregistrare cont
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
Portal actualizat la 29 Martie 2024
Un produs marca Rentrop&Straton
Contine toate actele normative din domeniu, actualizate la zi - parteneriat Legis
portalcontabilitate.ro Consultanta specializata pentru CONTABILI
Seminare online
vezi aici toate evenimentele >>>

Arhivarea documentelor financiar-contabile

valabil la 10 Ian 2022
Anca Ivanov Raspuns oferit de
Anca Ivanov

Expert contabil

Intrebare: Care este termenul de pastrare a documentelor contabile? Care este cadrul legal? Daca se caseaza documentele contabile, care este modelul de proces verbal de casare?

Tip societate: S.R.L.
Numar de angajati: 1-10 angajati
Cod CAEN: 4221

Raspuns: Termenul de pastrare a documentelor contabile este reglementat de OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile in Anexa 1, sectiunea C:

C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile

36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

41. In caz de incetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.

Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Dat fiind ca eliminarea documentelor din arhiva se face potrivit procedurilor proprii, nu exista un tipizat.
Iata un model de Proces verbal pe care il puteti utiliza sau adapta dupa nevoile proprii:

Proces verbal nr./data ..

Comisia de selectionare numita prin Decizia nr ../data avizeaza ca dosarele din inventarul anexat sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute in OMFP 2634/2015 privind documentele-financiar contabile.

Semnaturi membri
alarm Descarca aici Programul Special de Alerta PortalContabilitate.ro!
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici

Newsletter portalcontabilitate.ro

Tranzactiile cu numerar in 2024. Cum sa evitati amenzile

Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul portalcontabilitate.ro si primesti cadou Raportul special "Tranzactiile cu numerar in 2024. Cum sa evitati amenzile"!

Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentului UE 679/2016

Intrebari similare din categoria Documente

29Mar2024

Termenul de pastrare a documentelor

de Elena Garofil valabil la 29 Mar 2024
Intrebare: Imi spuneti va rog cati ani trebuie sa pastrez documentele in arhiva fizica a firmei, avand in vedere ca suntem in martie 2024? Am aflat o informatie cum ca s-a modificat legea si doar ultimii 3 ani fiscali incheiati mai este necesar sa existe in arhiva fizica. De asemenea, pentru o societate radiata ce trebuie sa mai pastrez si pentru ce perioada?
22Mar2024

Decontare amenda administrator pe firma

de Anca Bilas valabil la 22 Mar 2024
Intrebare: Directorul general are masina de firma si se deduc cheltuieli cu auto de 50% deoarece o foloseste si in interes personal. A luat o amenda de 500 lei fiind plecat cu aceasta masina. Doreste sa i se deconteze amenda. PV este pe numele sau iar masina este pe numele firmei. In acest caz ii putem deconta suma de 500 lei? Daca da, se poate deconta doar in baza procesului verbal de amenda si a ...
15Mar2024

Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile

de Mariana Prejbeanu valabil la 15 Mar 2024
Intrebare: Un document este primit pe suport de hartie, scanat si arhivat electronic.Documentul fizic pe suport de hartie mai trebuie pastrat sau poate fi distrus?
13Mar2024

Casare autoturism. Documentatie radiere

de Constanta Popa valabil la 13 Mar 2024
Intrebare: In gestiunea firmei exista un autoturism de teren care fiind foarte vechi nu mai poate fi reparat. Se achizitioneaza un alt autoturism de teren aceiasi marca, dar ca an de fabricatie mai nou. Conducerea decide ca vechiul autoturism de teren sa fie casat, iar o parte din piese sa reprezinte piese de schimb pentru noul autoturism.Ce documente se intocmesc pentru ca vechiul autoturism sa poate ...
22Feb2024

Laptop: material auxiliar sau mijloc fix in proiectele de cercetare

de Liviu Sapunaru valabil la 22 Feb 2024
Intrebare: Se achizitioneaza un laptop. Este incadrat ca si material auxiliar (achizitionat in cadrul unui proiect de cercetare). A fost intocmit proces verbal de punere in functiune. A fost intocmit si bonul de consum. As dori o baza legala ca justificare sau nu pentru intocmirea acestui proces verbal de punere in functiune, atat timp cat el a fost incadrat ca si material, nu ca mijloc fix.
21Feb2024

Retur numerar de la furnizor. Chitanta sau dispozitie de incasare

de Mariana Prejbeanu valabil la 21 Feb 2024
Intrebare: Societatea noastra a platit in mod eronat suma de 2.000 lei unui furnizor. In momentul in care am constatat eroarea, am solicitat acestuia restituirea sumei, aceasta urmand a se depune in casieria societatii.Care este tipul de document ce urmeaza a fi intocmit in momentul incasarii - chitanta sau dispozitie de incasare?
x