Arhivarea documentelor financiar-contabile
valabil la 10 Ian 2022
Intrebare: Care este termenul de pastrare a documentelor contabile? Care este cadrul legal? Daca se caseaza documentele contabile, care este modelul de proces verbal de casare?
Raspuns: Termenul de pastrare a documentelor contabile este reglementat de OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile in Anexa 1, sectiunea C:
C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile
36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.
39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
41. In caz de incetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
42. Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.
Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Dat fiind ca eliminarea documentelor din arhiva se face potrivit procedurilor proprii, nu exista un tipizat.
Iata un model de Proces verbal pe care il puteti utiliza sau adapta dupa nevoile proprii:
Proces verbal nr./data ..
Comisia de selectionare numita prin Decizia nr ../data avizeaza ca dosarele din inventarul anexat sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute in OMFP 2634/2015 privind documentele-financiar contabile.
Semnaturi membri
alarm Descarca aici Programul Special de Alerta PortalContabilitate.ro!
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici
Newsletter portalcontabilitate.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul portalcontabilitate.ro si primesti cadou Raportul special "Tranzactiile cu numerar in 2024. Cum sa evitati amenzile"!
Intrebari similare din categoria Documente
15Mar2024
Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile
de
Mariana Prejbeanu
valabil la 15 Mar 2024
Intrebare: Un document este primit pe suport de hartie, scanat si arhivat electronic.Documentul fizic pe suport de hartie mai trebuie pastrat sau poate fi distrus?
13Mar2024
Casare autoturism. Documentatie radiere
de
Constanta Popa
valabil la 13 Mar 2024
Intrebare: In gestiunea firmei exista un autoturism de teren care fiind foarte vechi nu mai poate fi reparat. Se achizitioneaza un alt autoturism de teren aceiasi marca, dar ca an de fabricatie mai nou. Conducerea decide ca vechiul autoturism de teren sa fie casat, iar o parte din piese sa reprezinte piese de schimb pentru noul autoturism.Ce documente se intocmesc pentru ca vechiul autoturism sa poate ...
22Feb2024
Laptop: material auxiliar sau mijloc fix in proiectele de cercetare
de
Liviu Sapunaru
valabil la 22 Feb 2024
Intrebare: Se achizitioneaza un laptop. Este incadrat ca si material auxiliar (achizitionat in cadrul unui proiect de cercetare). A fost intocmit proces verbal de punere in functiune. A fost intocmit si bonul de consum. As dori o baza legala ca justificare sau nu pentru intocmirea acestui proces verbal de punere in functiune, atat timp cat el a fost incadrat ca si material, nu ca mijloc fix.
21Feb2024
Retur numerar de la furnizor. Chitanta sau dispozitie de incasare
de
Mariana Prejbeanu
valabil la 21 Feb 2024
Intrebare: Societatea noastra a platit in mod eronat suma de 2.000 lei unui furnizor. In momentul in care am constatat eroarea, am solicitat acestuia restituirea sumei, aceasta urmand a se depune in casieria societatii.Care este tipul de document ce urmeaza a fi intocmit in momentul incasarii - chitanta sau dispozitie de incasare?
07Feb2024
Distrugerea documentelor contabile la expirarea termenului legal de arhivare
de
Mihaela Corneanu
valabil la 07 Feb 2024
Intrebare: Va rog sa ne spuneti daca astazi, 31 ianuarie 2024, avem dreptul, tinand cont de diminuarea perioadei obligatorii de pastrare a documentelor financiar-contabile sa distrugem documentele aferente anilor 2010 - 2017.
09Ian2024
Documente justifictive barter
de
Anca Bilas
valabil la 09 Ian 2024
Intrebare: Doua companii incheie un contract de barter. Care sunt documentele justificative in baza carora putem compensa facturile? Este suficient un proces verbal de compensare sau doar contractul sau trebuie obligatoriu efectuata compensarea pe site SICOD gama cppi?