Decontarea cheltuielilor efectuate pe durata deplasarii in tara

Raspuns: 1. Decontare cheltuieli efectuate pe durata deplasarii in tara

Potrivit pct. 2 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

Ordinul de deplasare (delegatie) cod 14-5-4 serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit (in speta data nu s-a acordat avans), pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4).

Decontare transport si cazare

Potrivit art. 76 alin. (4) lit. h) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, nu sunt venituri impozabile indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati, potrivit legii, pe perioada delegarii/detasarii, dupa caz, in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. k), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare;

Pentru aceste sume nu se datoreaza contributii, conform art. 142 lit. h) din Codul fiscal.

Astfel, in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale nu se includ cheltuielile de transport si cazare pe durata delegarii/detasarii.

Potrivit Reglementarilor contabile, in debitul contului 625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari" se inregistreaza sumele datorate sau achitate reprezentand cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542).

Decontarea cheltuielilor, in baza ordinului de deplasare:
625 = 401 cazare, transport
4426 = 401 ta aferenta facturilor

Plata facturilor:
401 = 542

Nota:
Conform pct. 69 alin. (7) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, facturile emise pe numele salariatilor unei persoane impozabile, aflati in deplasare in interesul serviciului, pentru transport sau cazarea in hoteluri ori in alte unitati similare, permit deducerea taxei pe valoarea adaugata de catre persoana impozabila daca sunt insotite de decontul de deplasare.

Decontare masa servita

Potrivit Codului muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Indemnizatia de delegare este cunoscuta sub denumirea de diurna.

Pentru acordarea diurnei nu exista alt document in situatia descrisa decat ordinul de deplasare.

In anul 2022, nivelul maxim deductibil al diurnei interne este in suma de 50 lei/zi calendaristica.

Diurna se calculeaza in functie de numarul de zile de delegatie si se consemneaza in Ordinul de deplasare (delegatie) cod 14-5-4 ca indemnizatie de deplasare, fara a fi necesara justificarea acestor cheltuieli.

Deci pentru decontarea mesei este recomandat sa acordati diurna. Daca doriti sa decontati facturile de la restaurant, prezint in continuare tratamentul aplicabil:

Potrivit art. 76 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, avantajele, in bani sau in natura, primite in legatura cu o activitate de natura salaria includ, insa nu sunt limitate la:
b) cazare, hrana, imbracaminte, personal pentru munci casnice, precum si alte bunuri sau servicii oferite gratuit ori la un pret mai mic decat pretul pietei.

Diurna neimpozabila se poate acorda pentru deplasari cu durata mai mare de 12 ore ( Plafonul zilnic neimpozabil se acorda numai daca durata deplasarii este mai mare de 12 ore, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare in interesul desfasurarii activitatii; ).

In opinia mea, daca masa nu este servita in cadrul intalnirilor de protocol (caz in care s-ar inregistra in contul 6231), suma acordata salariatilor este considerata avantaj in natura, impozabil la nivelul salariatului (impozitul si contributiile aferente se retin pe statul de salarii).

2. Decontare abonamente de transport pentru salariati

Potrivit art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:
a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Potrivit art. 142 lit. b) din Codul fiscal, nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale urmatoarele:
b) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Potrivit art. 25 alin. (3) lit. b) pct. 4 din Codul fiscal, urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
b) cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Intra sub incidenta acestei limite urmatoarele:
4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern.

Datorita faptului ca aceste sume suportate de angajator nu sunt considerate venituri impozabile la nivelul salariatului, cheltuielile respective cu transportul salariatilor la si de la locul de munca sunt deductibile in limita cotei de 5% aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit prevederilor art. 25 alin. (3) lit. b) pct. 4 din Codul fiscal, dispozitii care prevad ca sunt cheltuieli deductibile in limita cotei de 5% si alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern.