Implementarea programului Saga. Preluarea datelor unei societati existente

Raspuns: Introducerea datelor unei societati existente presupune parcurgerea mai multor etape:

• Adaugarea societatii, in ecranul Configurare societati si preluarea datelor contabile (prin accesarea butonului dedicat din partea dreapta e ecranului).

• Setarea perioadei de lucru (data de pornire)

Pentru acest pas, in partea dreapta a ecranului se apasa butonul ”Preluare date contabile”.

In partea de sus se alege prima luna de utilizare a programului si anul. Pentru exemplificare, am ales luna ianuarie 2017.

Nota: In aceasta fereastra puteti reveni si dupa terminarea celorlalti pasi de configurare a societatii si activarea meniului.

In coloanele Debit initial an, respectiv Credit initial an se vor inscrie in dreptul conturilor care se preiau, soldul acestora la data de 01/01 a anului de referinta.

In coloanele Debit precedent respectiv Credit precedent se vor completa cu rulajele cumulate (inclusiv soldurile initiale) - coloanele Total Sume debitoare/creditoare din balanta lunii anterioare preluarii datelor in Saga.

Observatie: Valorile celor patru coloane - Debit initial an, Credit initial an, Debit precedent si Credit precedent - vor fi egale in cazul in care preluarea datelor se va face la inceputul exercitiului financiar.

Recomandare: La preluarea datelor, in momentul in care se vor termina de preluat sumele de la clasa 5, totalurile vor trebui sa prezinte sume egale. In caz contrar inseamna ca unele din datele introduse nu sunt corecte si datele sunt dezechilibrate motiv pentru care nu veti putea valida preluarea datelor.

In cazul in care aveti conturi in afara bilantului, din clasa 8, care prezinta sold sau rulaje in momentul preluarii, va recomandam sa adaugati in planul de conturi un cont fictiv, intermediar (de exemplu 999), ca parte a clasei 8, in a carui sold sau rulaj sa introduceti o valoare cu care se vor echilibra valorile introduse in conturile clasei 8 pe care le preluati.
In cazul in care doriti preluarea unor conturi analitice, va trebui sa le adaugati in lista. Analiticele definite in aceasta etapa vor fi preluate automat si in planul de conturi.

• Crearea conturilor analitice se va face tinand cont de urmatoarele definitii:

    cont sintetic de grad 1 este contul al carui simbol este compus din 3 caractere
Exemplu: 303. Materiale de natura obiectelor de inventar
    conturile sintetice de grad 2 sunt conturi  al caror simbol este compus din 4 caractere si reprezinta, de regula, o defalcare a conturilor sintetice de grad 1

Exemplu:

Contul sintetic de grad 1:

512. Conturi curente la banci
Conturi sintetice de gradul 2:
5121. Conturi la banci in lei
5124. Conturi la banci in valuta
5125. Sume in curs de decontare

Conturile analitice se vor defini, obligatoriu, de forma:
461.1 debitori diversi analitic

Daca doriti sa creati analitice pentru un cont sintetic care este deja defalcat in conturi de gradul 2, la definirea analiticului veti utiliza, obligatoriu, contul sintetic de gradul 2:

5121.1 cont banca analitic

Delimitatorul pentru conturi analitice este punctul.

Important! Nu preluati sume si in conturile sintetice daca ati preluat conturile analitice a acestora. Este suficienta preluarea sumelor in conturile analitice in acest caz.

Preluarea soldurilor in valuta

Se face similar preluarii soldurilor in lei, dar dupa ce apasati butonul pentru selectarea valutei, din partea dreapta sus a ecranului. Ecranul isi va schima culoarea de fond. Pentru a reveni la culegerea datelor in lei apasati acelasi buton.
Atentie! Pentru conturile in valuta vor fi preluate si sumele in lei.

1. Indiferent de momentul in care se preiau datele, pentru a putea prelua corect facturile neachitate/neincasate, primul pas este sa va pregatiti o situatie analitica. Pentru fiecare furnizor/client se vor detalia facturile neincasate/neachitate.
Nota: Procedura este similara pentru preluarea furnizorilor si clientilor.
 
2. Dupa pregatirea acestor situatii, apelati procedura de preluare a datelor (Administrare-Configurare societati-Preluare date contabile).

3. La preluarea datelor, introduceti datele in conturile sintetice 401/4111 si validati preluarea.

Dupa terminarea introducerii tuturor soldurilor din balanta de verificare (fara definirea analiticelor pentru clienti si furnizori) si verificarea corectitudinii acestora, validati preluarea datelor.

4. Apelati ecranul de inregistrare a intrarilor, din meniul Operatii – Intrari pentru facturile neachitate furnizorilor sau Operatii-Iesiri pentru facturile emise si neincasate.
Procedura de operare a facturilor se regaseste in capitolul 2. Prezentare si navigare meniu saga

5. Introduceti pentru fiecare factura neincasate/neachitate.

Important! Data facturii este data emiterii acesteia.

Odata cu introducerea facturilor neachitate se vor crea si furnizorii si implicit conturile analitice a acestora.
Validarea facturii este obligatorie. Validarea in acest caz nu va genera nota contabila si asigura doar o evidenta analitica a facturilor neachitate. La validarea acestor facturi programul va genera urmatorul mesaj:
„Aceasta intrare este anterioara datei preluarii!
Validarea se va efectua fara generare de articole contabile”

6. Dupa terminarea introducerii tuturor facturilor neachitate/neincasate si validarea lor, se apeleaza din meniul principal Administrare - Configurare societati. Se intra in preluare date contabile si se devalideaza preluarea acestora.

7. Datele introduse la conturile sintetice 401/4111 se modifica astfel:
In dreptul analiticelor create in momentul operarii facturilor neachitate/neincasate se trec sumele preluate.
Dupa cum veti observa, in contul sintetic 401/4111 veti avea ca valori cumulate pe debit/credit aceiasi valoare, iar soldul l-am repartizat pe analitice.
Sumele preluate in contul sintetic 401/4111 va fi modificat in 0.

La terminarea introducerii datelor se va revalida preluarea datelor.

Preluare stocuri
Butonul ”Preluare stocuri initiale” poate fi accesat numai dupa preluarea datelor contabile si validarea acestora si permite preluarea stocurilor initiale (de pornire) la materii prime, materiale, marfuri - stocuri urmarite cantitativ-valoric.

Pentru o preluare corecta a stocurilor initiale, pasii ce trebuie urmati sunt:
Dupa incheierea preluarii datelor contabile se definesc in Fisiere, in aceasta ordine:

- gesiunile cantitativ-valorice (Fisiere-Gestiuni)
- tipurile de articole (Fisiere-Tipuri de articole/servicii)
- articolele (Fisiere-Articole)

Abia dupa definirea elementelor de mai sus, se va putea trece la preluarea stocurilor initiale.

Recomandare: Preluarea stocurilor se va efectua in baza unei liste de inventariere a stocurilor, defalcata pe fiecare tip de stoc in parte, care sa furnizeze cel putin urmatoarele informatii:

• denumirea produsului;
• tipul produsului;
• cantitatea preluata;
• valoarea.

Preluare imobilizari

Preluarea imobilizarilor existente se efectueaza in ecranul Operatii-Imobilizari.
Ecranul apelabil din Operatii-Imobilizari permite gestionarea imobilizarilor corporale si necorporale a societatii, inclusiv cele existente in cazul preluarii contabilitatii unei societati.
Contine clasificatia mijloacelor fixe, pentru imobilizarile corporale, permitand calculul automat al amortizarii acestora.

Ecranul contine trei pagini:

Ø    Lista imobilizarilor pentru adaugarea, modificarea sau stergerea imobilizarilor.
Ø    Modernizari / Reevaluari / Suspendari / Plan amortizare pentru operatiile care au loc asupra imobilizarilor si vizializareaa planului de amortizare.
Ø    Registru imobilizarilor pentru generearea registrului.

Metoda de calcul a amortizarii este cea a calculului liniar sau accelerat. In acest moment programul nu calculeaza amortizarea in regim degresiv.

Pagina Lista imobilizarilor se utilizeaza adaugarea, modificarea sau stergerea imobilizarilor.

Adaugarea unei imobilizari noi sau preluarea unei imobilizari (in situatia in care preluati contabilitatea unei societati existente presupune completarea urmatoarelor date:

Ø    Nr.inv. - numarul de inventar. Acest numar trebuie sa fie unic si se atribuie ficarei imobilizari in ordinea intrarii;
Ø    Denumire - denumirea imobilizarii, in baza careia sa puteti identifica cu usurinta imobilizarea. In cazul cladirilor, recomandam, pe langa denumire, introducerea numarului cadastral. In cazul altor mijloace fixe, un cod de identificare;
Ø    Nr.factura - se completeaza cu numarul facturii prin care a intrat imobilizarea.
Ø    Gestiune - locul de amplasare a mijlocului fix (gestiunea);
Ø    Cod clasa – puteti alege din lista derulanta codul de clasificare conform Catalogului mijloacelor fixe, in cazul imobilizarilor corporale;
Ø    Valoare - valoarea de inventar a imobilizarii (valoarea de achizitie);
Ø    Data intrare - data intrarii imobilizarii in societate. Incepand cu luna urmatoare acestei date saga inregistreaza automat amortizarea;
Ø    Dur.luni - va fi completat cu durata de utilizare a imobilizarii. Se completeaza automat de catre program la imobilizarile corporale pentru care ati selectat codul de clasificare conform Catalogului mijloacelor fixe. Aceasta durata poate fi modificata;
Ø    Tip amortizare – se alege liniara sau accelarata, in functie de politicile contabile si optiunile societatii;
Ø    Val. ramasa - se completeaza automat cu valoarea initiala a imobilizarii;
Ø    Dur. ramasa - se completeaza automat durata totala de functionare in luni;
Ø    Amort. inreg - se completeaza amortizarea deja inregistrata (0 in cazul introducerii unei noi imobilizari);
Ø    Necorp. - se bifeaza daca imobilizarea este necorporala;
Ø    Cont - se completeaza cu contul in care a intrat imobilizarea;
Ø    Cont amortizare - se completeaza cu contul in care se va inregistra amortizarea.
Ø    Cont cheltuiala - se completeaza cu contul de cheltuiala in care se va inregistra amortizarea. In mod implicit apare 6811, dar puteti lucra si utilizand conturi analitice;
Ø    Coloanele Amort. lunara si Amort. inreg se calculeaza automat, nefiind editabile;
Ø    Coloana Valoare inventar, apare in cazul in care exista modernizari si/sau reevaluari si cuprinde valoarea la zi a imobilizarii.

Alegerea metodelor de evaluare a stocurilor
In functie de politicile contabile aprobate in cadrul companiei, puteti alege intre 5 variante de descarcare a acestor gestiuni.
a) metoda costului mediu ponderat - CMP - procedura automata;    
b) metoda primul intrat - primul iesit FIFO - procedura automata;    
c) metoda ultimul intrat - primul iesit - LIFO - procedura automata;
d) manual, caz in care dvs. va trebui sa alegeti manual produsul care se va descarca;
e) inventar intermitent.

Modul de plata al TVA
De aici se poate opta pentru modul de plata a TVA, in functie de inregistrarea in vectorul fiscal a societatii:

• lunar;
• trimestrial;
• neplatitor.

Recomandare: Acordati atentie sporita acestei bife. In functie de aceasta setare se va efectua generarea notei contabile de inchidere a conturilor de TVA si se va genera decontul de TVA.
Persoanele care aplica sistemul TVA la incasare vor bifa optiunea "TVA la incasare".

Butonul "Detalii impozit si TVA" permite introducerea modificarilor survenite la societate cu privire la tipul de impozit sau inregistrarea in scopuri de TVA si aplicarea TVA la incasare. Folosirea acestei facilitati este optionala si se justifica in cazurile in care apar modificari. De exemplu trecerea de la platitor trimestrial la platior lunar de TVA sau trecerea de la platitor de impozit pe profit la platitor de impozit pe venit.

Configurare conturi automate
Conturile automate, de exemplu 5311 Casa, 5121 Banca, sunt automat definite in saga.
Deosebit de util in cadrul acestui ecran consideram ca este definirea conturilor pentru cheltuieli de protocol si cheltuielilor de sponsorizari.

Dupa cum cunoasteti, cheltuielile de protocol, dar si cheltuielile de reclama si publicitate se inregistreaza in acelasi cont, 623 Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate, insa tratamentul fiscal este diferit pentru cele doua tipuri de cheltuieli.
Similar, donatiile si sponsorizarile se inregistreaza in acelasi cont, 6582 Donatii acordate. Numai cheltuielile cu sponsorizarile prezinta avantaj fiscal, nu si donatiile.

In cazul societatilor platitoare de impozit pe profit, la calculul profitului impozabil, Saga utilizeaza sumele din contul prevazut in ecranul Configurare conturi automate pentru determinarea plafonului de protocol/sponsorizari.

Pentru a beneficia de acest calcul automat, recomand definirea de conturi analitice in planul de conturi (Fisiere-Pland de conturi) pentru aceste tipuri de cheltuieli.

Pentru exemplificare, am definit in planul de conturi 623.1 Cheltuieli de protocol si 623.2 Cheltuieli de reclama si publicitate.
In ecranul Configurare conturi automate, in dreptul Chelt.protocol am trecut analiticul 623.1. Astfel, la calculul impozitului pe profit, pentru determinarea automata a cheltuielilor de protocol deductibile/nedeductibile, Saga va utiliza numai sumele inregistrate in acest analitic.

Similar, se procedeaza si in cazul in care societatea ofera donatii, dar si sponsorizari.
 
Setari diverse

Tip de calcul al datei scadente la facturi:
Puteti alege daca la calculul datei scadente sunt incluse sau eliminate sambetele si duminicile.

Mod de inregistrare al articolelor contabile din intrari si iesiri
Permite includerea denumirii furnizorului/clientului sau articolului/serviciului in explicatia generata la articolele contabile din ecranele de Intrari/Iesirii.

Mod de inregistrare a articolelor contabile aferente stocurilor la inchidere.
Se utilizeaza numai pentru partea de stocuri activata a programului.

Recomandam pastrarea bifelor pentru:

• Inregistreaza cu data la care a avut loc operatia pentru ca generarea articolelor contabile de destocare a gestiunii sa fie generate cu data la care a avut loc destocarea. In cazul in care nu se bifeaza aceasta optiune, programul va inregistra automat articolele contabile de destocare, in ultima zi a lunii de inchidere.
• Inregistreaza si transferurile intre gestiuni pentru a fi generate articolelor contabile de tip 3xx=3xx generate de transfer intre gestiuni, in cazul unor operatiuni transferuri operate prin ecranul "Transferuri".

Modul de efectuare a descarcarii de gestiune
Bifarea casetei de validare "Foloseste formula cu rulaje cumulate" va duce la utilizarea de catre program a formulei cu rulaje cumulate. Nebifarea casetei de validare "Foloseste formula cu rulaje cumulate" va duce la utilizarea de catre program a formulei utilizand ca valori soldurile cumulate de la inceputul lunii.

Afiseaza data tiparirii in fiecare raport
Daca doriti ca, alaturi de numarul de pagina, sa apara si data la care s-a tiparit raportul ori documentul solicitat, bifati aceasa optiune.

Dezactiveaza ecranele de stocuri pentru aceasta firma.
Aceasta optiune se utilizeaza doar daca nu doriti evideta stocuri pentru societatea in lucru.

Indice de filiala

Poate fi folosit in cazul in care, din program se fac exporturi de documente in alta instalare a programului. Indicele de filiala un caracter ce se adauga automat in codurile de furnizori, clienti, articole si/sau gestiuni, lucru ce previne duplicarea sau suprapunerea acestora, dupa transfer.

Acesta poate avea 1 caracter. Ca o sugestie, puteti seta acest indice de forma A, B...
Este recomandata setarea indicelui de filiala, daca utilizati Saga pentru introducerea datelor in locatii teritoriale distincte si doriti exportul datelor de la punctele de lucru/filiale si importul acestora la sediul central al societatii.
Aceasta societate are filiale cu personalitate juridica
Se foloseste in cazul in care exista puncte de lucru cu mai mult de 5 salariati ce au CUI propriu. La bifarea acestei optiuni in meniul Fisiere va aparea optiunea "Filiale" unde poate fi completat CUI pentru fiecare din acestea. De asemenea, fiecarui salariat i se va aloca filiala din care face parte.
Optiunea este utila la intocmirea declaratiilor 112 si 205.

Modul de operare al stocurilor

• Calculez bonurile fiscale pornind de la pretul cu TVA din ecranul Iesiri. Aceasta este o setare recomandata pentru cei ce folosesc case de marcat conectate la PC pentru a asigura identitatea calculelor efectuate din program cu cele din casa de marcat la calculul sumelor dn bonul fiscal.
• Nu permit validarea cind stocul devine negativ. Validarea iesirilor va fi complet interzisa daca prin aceasta stocul va ajunge la o valoare negativa. Pentru a permite validarea este nevoie de introducerea unei intrari sau de corectia cantitatii iesite.
• Afiseaz numai articolele cu rulaj pe gestiunea selectata. Aceasta optiune permite ca in lista articolelor, la operarea lor, sa fie afisate doar acele articole ce au rulaj pe gestiunea aleasa in prealabil de catre utilizator.
• Preiau ultimul pret la care s-a vandut clientului curent in ”Iesiri”. Aceasta optiune este utila la operarea datelor, programul copiind, pentru produsul operat, pretul folosit anterior.
• Urmarire pe loturi/garantii. In cazul in care exista articole care trebuie urmarite pe loturi sau la care se doreste urmarirea termenului de valabilitate se bifeaza aceasa optiune. Din ecranul "Articole" se va bifa coloana "Cu loturi", pentru articolele la care se doreste urmarirea pe loturi. In cazul in care veti introduce o intrare pe aceste articole va aparea un ecran din care se poate selecta/adauga lotul.

La nivelul acestuia, optional, se poate completa si data la care expira articolele din lot, in coloana "Valabilitate". Iesirea articolelor urmarite pe loturi se poate realiza numai prin descarcare manuala. Situatiile care pot fi filtrate pe loturi sunt "Situatia stocurilor", "Fise articole", "Situatia consumurilor", "Situatia aprovizionarilor" si "Situatia vanzarilor".

• Sistem de productie pentru cicul de executie mai lung de o luna. Optiunea este utila si obligatorie in cazul in care productia se desfasoara pe mai multe luni, consumurile fiind inregistrate la date diferite. Productia neterminata se va inregistra la inchiderea de luna.
• Sistem de productie variabila. Aceasta optiune se foloseste atunci cand nu este cunoscuta cantitatea produsa (in agricultura pentru culturi sau efective de animale).

Ecranul apelabil din Operatii-Productie permite introducerea bonurilor de predare pentru:
Ø    produse finite
Ø    semifabricate
Ø    produse reziduale
Ø    servicii

Tot prin intermediul acestui ecran (tabelul din partea de jos a ecranului) se introduc consumurile asociate produselor finite astfel:
Ø    puteti introduce consumurile specifice manual pentru produsele obtinute;
Ø    consumurile pot fi generate automat daca pentru produsele obtinute au fost definite retete;
Ø    consumuri partiale in cazul sistemului de productie cu ciclu de executie mai lung de o luna;
Ø    cheltuieli ocazionate de procesul de productie, daca acestea sunt definite in ecranul "Articole".

In cazul in care s-a optat pentru sistemul de productie pentru ciclu de executie mai lung de o luna din ecranul Configurare societati, pagina Setari diverse, continutul ecranului de productie este diferit, validarea produselor si a consumurilor realizandu-se independent.

Daca se foloseste sistemul de productie cu ciclu de executie mai lung de o luna, in partea de consumuri se va introduce si data calendaristica. De asemenea, validarea consumurilor se va realiza idividual.

Punctual, raspunsul la intrebarile dumneavoastra este ca in saga puteti tine evidenta stocurilor si mijloacelor fixe cantitativ si valoric, utilizand clasele de conturi 1-8, inclusiv in cazul productiei cu ciclu de fabricatie mai mare de o luna. Puteti prelua atat stocurile cat si mijloacele fixe. In fiecare ecran de preluare date exista si un buton de preluare automata in format xls (daca cei de la Fox va furnizeaza un export compatibil cu saga puteti prelua fisierul respectiv). Altfel, preluarea datelor se poate efectua manual.