Ministerul finantelor a actualizat NORMELE pentru acordarea biletelor de valoare

Act normativ: Hotararea nr. 931/2022 privind modificarea Hotararii Guvernului nr. 1.045/2018 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 165/2018 privind acordarea biletelor de valoare

Publicare: in Monitorul Oficial, Partea I nr. 748 din 26 iulie 2022

Premisele modificarii normelor metodologice

Prin OUG nr. 130/2021 privind unele masuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative au fost aduse o serie de modificari Legii nr. 165/2018, printre care:

• au fost abrogate dispozitiile privind emiterea biletelor de valoare pe suport hartie;
• a fost reglementata emiterea biletelor de valoare exclusiv pe suport electronic;
• a fost introdusa obligativitatea ca pe suportul electronic sa fie inscrise sau stocate informatii cu privire la perioada de valabilitate a utilizarii tichetelor de valoare;
• a fost eliminata posibilitatea acordarii tichetelor cadou pentru campaniile de marketing, studiul pietei, promovarea pe piete existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclama si publicitate;
• a fost stabilita sanctiunea aplicabila in cazul incalcarii interdictiei de acordare a tichetelor cadou altor persoane decat salariatii proprii;
• au fost modificate, in vederea unei mai bune aplicari, prevederile art. 28 alin.(1) lit. h) potrivit carora constituie contraventie comercializarea de catre salariati si/sau de catre unitatile de alimentatie publica, magazinele alimentare, cantinele-restaurant, bufetele sau orice alte tipuri de unitati care comercializeaza produse alimentare, cu care unitatile emitente au contractat prestarea serviciilor respective, a tichetelor de masa contra unor produse, altele decat cele alimentare, in sensul eliminarii trimiterii la categoria salariatilor;
• au fost stabilite dispozitii tranzitorii care stipuleaza ca:

 i) biletele de valoare pe suport hartie, emise pana la data de 31 ianuarie 2022, isi mentin valabilitatea pana la expirarea datei de valabilitate inscrise pe acestea;
 ii) incepand cu data de 1 februarie 2022, autorizatiile de functionare ca unitati emitente de bilete de valoare pe suport hartie isi pierd valabilitatea, urmand ca aceste unitati sa ramana responsabile atat fata de unitatile care accepta bilete de valoare, cat si fata de angajatorii cu care au incheiat contracte, astfel fiind asigurata respectarea tuturor obligatiilor ce decurg din contractele incheiate in cazul biletelor de valoare pe suport hartie aflate in termenul de valabilitate.

In contextul modificarilor aduse Legii nr. 165/2018, Ministerul de finante precizeaza ca a devenit necesara modificarea si completarea corespunzatoare a HG nr. 1045/2018 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 165/2018.

Astfel, noile norme metodologice aprobate prin HG 931/2022 vizeaza, in principal, urmatoarele aspecte:

1. abrogarea dispozitiilor privind emiterea biletelor de valoare pe suport hartie;
2. abrogarea prevederilor referitoare la acordarea tichetelor cadou pentru campaniile de marketing, studiul pietei, promovarea pe piete existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclama si publicitate;
3. eliminarea din cuprinsul contractului pentru achizitionarea biletelor de valoare, incheiat intre angajator si unitatile emitente, a clauzei referitoare la conditiile in care biletele de valoare pe suport hartie neutilizate de salariati se restituie unitatii emitente de catre angajatori;
4. completarea informatiilor necesare a fi inscrise sau stocate, pe suportul electronic al biletelor de valoare, pentru ca acesta sa fie valabil;
5. abrogarea obligatiilor, stabilite potrivit anexelor la normele metodologice, in sarcina angajatorilor si unitatilor emitente cu privire la gestionarea biletelor de valoare pe suport hartie;
6. abrogarea dispozitiilor tranzitorii referitoare la contractele incheiate de unitatile emitente cu angajatorii, respectiv cu unitatile afiliate, anterior intrarii in vigoare a normelor metodologice, intrucat prevederile au devenit caduce;
7. abrogarea anexelor la norme care privesc exclusiv biletele de valoare pe suport hartie;
8. modificarea anexelor la norme in sensul inlaturarii dispozitiilor referitoare la biletele de valoare pe suport hartie.

Principalele prevederi

Biletul de valoare, cu exceptia tichetului de masa, este valabil un an de la data alimentarii suportului electronic, fara a se intelege ca aceasta este perioada de valabilitate a suportului electronic.

Sumele reprezentand costul emiterii biletelor de valoare, precum si costul suportului electronic sau al inlocuirii acestuia, dupa caz, contractate cu unitatea emitenta si primite de catre angajator, se suporta de catre angajatori din bugetele proprii. In cazul institutiilor publice, aceste sume se suporta de la alineatul «Alte cheltuieli cu bunuri si servicii» al articolului bugetar «Alte cheltuieli» de la titlul «Bunuri si servicii».

Contravaloarea nominala a biletului de valoare, precum si costurile aferente emiterii biletelor de valoare nu pot fi transferate de catre angajator salariatilor.

Valoarea nominala a unui bilet de valoare nu poate depasi valoarea stabilita potrivit Legii nr. 165/2018, cu modificarile si completarile ulterioare.

Comenzile de achizitie de bilete de valoare transmise unitatilor emitente de catre angajatori contin cel putin urmatoarele informatii: numele si prenumele salariatilor carora li se atribuie biletele de valoare,numarul unic de identificare al suportului electronic corespunzator fiecarui salariat, numarul de bilete de valoare acordat pentru fiecare salariat, valoarea nominala a biletului de valoare si valoarea nominala totala a biletelor de valoare acordate fiecarui salariat.

In cazul tichetelor de masa, angajatorii nu pot acorda mai mult de un tichet de masa pentru fiecare zi lucratoare din luna pentru care se efectueaza transferul valorii nominale a tichetelor de masa.

Comenzile de achizitie de tichete de masa acordate donatorilor de sange in baza Legii nr. 282/2005 privind organizarea activitatii de transfuzie sanguina, donarea de sange si componente sanguine de origine umana, precum si asigurarea calitatii si securitatii sanitare, in vederea utilizarii lor terapeutice, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, de tichete de masa acordate in alte situatii prevazute prin alte legi speciale, respectiv de suporturi electronice transmise unitatii emitente nu contin datele personale ale beneficiarilor.

A FOST ABROGATA PREVEDEREA LEGALA POTRIVIT CAREIA angajatorii puteau utiliza tichete cadou pentru campanii de marketing, studiul pietei, promovarea pe piete existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclama si publicitate, in limita sumelor destinate acoperirii valorii nominale a acestor tichete, prevazute in bugetele proprii, aprobate potrivit legii, in pozitii distincte de cheltuieli.

A FOST ABROGATA PREVEDEREA LEGALA POTRIVIT CAREIA, la nivelul angajatorilor, tichetele cadou achizitionate intr-o luna calendaristica si nedistribuite salariatilor se reporteaza si pot fi utilizate in lunile calendaristice urmatoare.

In cazul in care angajatul caruia i s-au acordat tichete de cresa nu a prezentat angajatorului informatiile privind prezenta copilului la cresa/entitatea asimilata acesteia, in scris cu confirmarea cresei/entitatii asimilate acesteia, acesta are obligatia sa restituie angajatorului contravaloarea tichetelor de cresa acordate si necuvenite. Daca restituirea nu este posibila, angajatorul va recupera din drepturile salariale cuvenite angajatului respectiv contravaloarea tichetelor de cresa acordate suplimentar, corespunzator numarului de zile absente din luna in care copilul a fost absent de la cresa/entitatea asimilata acesteia.

La sfarsitul fiecarei luni, la sfarsitul perioadei de valabilitate, la data stabilita de angajator sau la data incetarii raporturilor de munca, dupa caz, salariatul are obligatia sa restituie angajatorului contravaloarea biletelor de valoare , pentru luna in curs sau, dupa caz, pentru anul in curs si neutilizate ori necuvenite.

Unitatile emitente sunt obligate:

a) sa deschida conturi sau subconturi de plati distincte la institutii de credit sau institutii de plati, diferite pentru fiecare tip de bilet de valoare in parte, prin care se vor derula incasarile si platile aferente valorii nominale a biletelor de valoare, respectiv incasarea de la angajatori a contravalorii nominale a biletelor de valoare achizitionate in baza contractelor incheiate cu acestia si rambursarea de sume catre unitatile afiliate, fie direct de catre unitatile emitente autorizate de Ministerul Finantelor, fie indirect prin intermediul organizatiilor specializate/schemelor de plati nationale ori internationale, in exclusivitate pentru decontarea valorii nominale a biletelor de valoare prezentate in baza contractelor incheiate intre unitatea emitenta si unitatile afiliate respective; decontarea valorii nominale a biletelor de valoare se face intre unitatile afiliate si unitatile emitente, prin intermediul institutiilor financiare autorizate, cu sprijinul organizatiilor care administreaza scheme/aranjamente de plata ori alte organizatii care dezvolta sisteme de acceptare proprii sau cu ajutorul propriilor platforme; inchiderea acestor conturi sau subconturi de plati se face numai dupa ce unitatea emitenta face dovada catre institutiile financiare autorizate ca valoarea nominala a biletelor de valoare emise si incasate de unitatea emitenta a fost decontata integral unitatilor afiliate;

b) sa organizeze o evidenta operativa proprie lunara, potrivit formularelor prevazute ca model in anexele nr. 8, 10 si 12, si sa transmita trimestrial date centralizate Ministerului Finantelor;

c) sa implementeze sisteme si procese organizationale care sa permita autorizarea tranzactiilor cu bilete de valoare, exclusiv la si doar in masura in care unitatea afiliata are un contract valabil incheiat cu unitatea emitenta pentru prestarea serviciilor specifice fiecarui tip de bilet de valoare in parte, in conformitate cu Legea nr. 165/2018, cu modificarile si completarile ulterioare, si cu prezentele norme metodologice si in masura in care identitatea unitatii afiliate poate sa fie stabilita cu exactitate la momentul autorizarii tranzactiei, in baza unuia sau mai multor elemente de identificare a acesteia;

d) sa asigure securitatea livrarii biletelor de valoare la angajator;
  
e) sa asigure elementele de siguranta obligatorii pentru suportul electronic;
  
f) sa asigure transparenta si managementul circuitului financiar;
  
g) sa nu utilizeze sumele aferente biletelor de valoare pentru reinvestirea in alte scopuri.

Suportul electronic emis de unitatea emitenta trebuie sa aiba inscrise sau stocate electronic in acesta urmatoarele elemente obligatorii:

a) emitentul si datele sale de identificare: denumirea, sediul si codul de identificare fiscala;
b) angajatorul si datele sale de identificare: denumirea si codul de identificare fiscala;
c) numele, prenumele si codul numeric personal ale beneficiarului care este in drept sa utilizeze biletele de valoare;.
d) perioada de valabilitate a utilizarii biletelor de valoare;
e) interdictia prevazuta la art. 13 lit. c), art. 20 lit. c), art. 23 lit. c), respectiv art. 26 lit. d) din lege, dupa caz, imprimata pe versoul suportului electronic;
f) numarul de identificare, unic la nivel de emitent, al suportului electronic;
g) perioada de valabilitate a suportului electronic;
h) elemente de siguranta a suportului electronic, de tip PIN, CIP;
i) cuvintele «TICHET DE MASA», «TICHET CADOU», «TICHET DE CRESA», «TICHET CULTURAL», «VOUCHER DE VACANTA», dupa caz, cu litere majuscule pe rectoul suportului electronic;
j) elemente de identitate vizuala ale brandului de turism al Romaniei, in cazul voucherelor de vacanta.
Unitatile afiliate care au incheiat contracte de prestari de servicii cu unitatile emitente, potrivit prevederilor prezentelor norme metodologice, sunt identificate la nivel de platforma sau de schema/aranjament de plata, dupa caz, pentru a permite unitatilor emitente cu care au incheiat contracte de prestari de servicii sa autorizeze online tranzactiile cu bilete de valoare efectuate de catre beneficiari, exclusiv la acea unitate afiliata care are un contract de prestari de servicii valabil incheiat cu o unitate emitenta.

Unitatile afiliate care au incheiat contracte de prestari de servicii cu unitatile emitente trebuie sa afiseze elemente de identificare furnizate de catre unitatile emitente pentru categoriile de bilete de valoare pentru care au incheiat contracte, fie la intrarea in locatiile in care isi desfasoara activitatea sau la casele de marcat electronice fiscale, dupa caz, fie pe website-urile pe care le utilizeaza, in cazul unitatilor afiliate care ofera servicii de plata online.

Nemaiavand obiect, a fost abrogata prevederea legala, potrivit careia biletele de valoare pe suport hartie primite de unitatile afiliate de la salariati si achitate de catre unitatile emitente, precum si biletele de valoare pe suport hartie neutilizate de salariati si returnate de catre angajator unitatii emitente se pastreaza de catre aceasta o perioada stabilita potrivit dispozitiilor legale.