Consultanta specializata pentru CONTABILI 
Ordinul M.E.A.T nr. 1.363/2021. Programe cu finantare nerambursabila
18 Sep 2021
Act normativ: Ordinul M.E.A.T nr. 1.363/2021 privind aprobarea Procedurii de certificare si monitorizare pentru programele cu finantare nerambursabila aflate in implementare la Ministerul Economiei, Antreprenoriatului si Turismului prin intermediul agentiilor pentru IMM, atragere de investitii si promovare a exportului, precum si prin intermediul institutiilor de credit partenere, necesar a fi aplicata in contextul pandemiei de COVID-19.
In vigoare: de la 14 septembrie 2021
In vigoare: de la 14 septembrie 2021
Publicare: in Monitorul Oficial, Partea I nr. 882 din 14 septembrie 2021
Procedura de certificare si monitorizare pentru programele cu finantare nerambursabila
Pana la ridicarea restrictiilor si revenirea la conditiile de lucru anterioare instituirii starii de urgenta/alerta pe teritoriul Romaniei, certificarea si monitorizarea beneficiarilor in cadrul programelor nationale se vor efectua si online fara deplasarea angajatilor agentiilor pentru IMM, atragere de investitii si promovare a exportului (AIMMAIPE) sau a institutiilor de credit partenere la locul de implementare a proiectului beneficiarului. Activitatile de certificare si de monitorizare se vor derula prin intermediul mijloacelor electronice atat ale membrilor din unitatea de monitorizare, control si raportare (UMCR)/bancilor, cat si ale beneficiarilor finantati in cadrul proiectului (de exemplu, posta electronica, aplicatii software etc.).
Certificarea si monitorizarea in teren a beneficiarilor in cadrul programelor nationale se vor efectua pe baza de esantion.
Esantionul se va calcula ca procent de 10% din numarul total de IMM-uri finantate in cadrul fiecarui program de finantare.
Esantionul se va calcula ca procent de 10% din numarul total de IMM-uri finantate in cadrul fiecarui program de finantare.
I. Pentru realizarea certificarii online, reprezentantii institutiilor de credit partenere vor desfasura urmatoarele activitati:
1. anuntarea beneficiarilor cu privire la initierea si modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de instiintare transmisa pe e-mail. Reprezentantii institutiilor de credit partenere vor solicita (telefonic si/sau prin corespondenta electronica) beneficiarului sa confirme electronic, printr-un reply/raspuns, primirea scrisorii de instiintare;
2. verificarea functionalitatii site-ului web la beneficiarii care au primit finantare pentru creare pagina web (printscreen dupa prima pagina sau dupa pagina cu informatiile de contact ale site-ului; adresa site-ului se completeaza in coloana "Observatii" - proces-verbal de certificare; in cazul in care functionalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesand online adresa site-ului, echipele de certificare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul si vor solicita clarificari;
3. verificarea existentei, functionalitatii si folosirii in scopul destinat a activelor corporale si necorporale achizitionate in cadrul proiectului trebuie sa releve:
(i) locul implementarii proiectului finantat - beneficiarul are obligatia sa activeze GPS-ul telefonului mobil si sa transmita pe WhatsApp localizarea implementarii proiectului (share location in real time), in timpul organizarii vizitei de certificare online;
(ii) verificarea existentei si functionalitatii activelor corporale finantate in cadrul programului, conform declaratiei pe propria raspundere depuse de beneficiar odata cu cererea de rambursare/plata - video si printscreen cu echipamentele/utilajele/instalatiile/aparatele achizitionate prin proiect si pentru care au primit ajutor financiar nerambursabil (AFN);
(iii) verificarea seriei si/sau numarului de inventar al activelor finantate, precum si a corespondentei acestora cu seria din certificatul de garantie - video si printscreen/copii dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator, in cazul programelor/aplicatiilor pentru care s-a primit finantare;
(iv) verificarea existentei si functionalitatii (dupa caz) activelor necorporale (programe/licente/aplicatii software, brevete de inventie, francize, etichetare ecologica) - printscreen/copie dupa dovada inregistrarii brevetului/marcii/francizei/etichetei ecologice etc. la organismul abilitat din Romania sau din tara de origine. Pentru francize se solicita dovada platii redeventei si continuitatii/existentei contractului de franciza pentru perioada de monitorizare.
ATENTIE!
In cazul in care in urma desfasurarii activitatii de certificare se constata ca beneficiarii au facut declaratii incomplete si/sau neconforme cu realitatea pentru a obtine ajutorul de minimis sau au schimbat destinatia acestuia sau se constata ca nu mai sunt indeplinite conditiile prevazute in acordul de finantare sau in schema de ajutor de minimis, membrii echipei de certificare vor consemna acest lucru in procesul-verbal de certificare!
Persoanele responsabile cu activitatea de certificare a IMM-urilor finantate sunt membrii echipelor de certificare desemnati de catre institutiile de credit partenere.
La finalizarea activitatii de certificare, conform prezentei proceduri de certificare, documentele aferente fiecarui beneficiar certificat vor fi urmatoarele:
- proces-verbal de certificare semnat electronic/olograf de catre membrii echipelor de certificare si beneficiari;
- printscreen pagina web (daca a fost finantata in cadrul proiectului);
- printscreen locatie cu GPS activat;
- printscreen si/sau imagini video cu activele corporale finantate in cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibila;
- printscreen/copie dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator pentru programe/licente/aplicatii software;
- printscreen/copie dupa dovada inregistrarii la organismul abilitat din Romania sau din tara de origine a brevetelor de inventie, francizelor, etichetelor ecologice etc.;
- printscreen/copie dupa dovada platii redeventei si continuitatii/existentei contractului de franciza.
Toate documentele, respectiv: procesul-verbal de certificare, imagini video/printscreen-uri, copii dupa documente originale, vor fi pastrate si arhivate.
Modelul procesului-verbal de certificare este anexa la procedurile initiale.
II. Pentru realizarea monitorizarii online, membrii UMCR din cadrul AIMMAIPE vor desfasura urmatoarele activitati:
1. intocmirea planului de monitorizare a beneficiarilor schemelor de finantare;
2. verificarea autorizarii codului CAEN pentru care s-a solicitat finantarea la locul de implementare a proiectului: se interogheaza baza de date a Oficiului National al Registrului Comertului si se ataseaza certificatul constatator actualizat la dosarul de documente aferente fiecarui beneficiar;
3. verificarea functionalitatii site-ului web la beneficiarii care au primit finantare pentru creare pagina web (printscreen dupa prima pagina sau dupa pagina cu informatiile de contact a site-ului; adresa site-ului se completeaza in coloana "Observatii" - proces-verbal de monitorizare/control); in cazul in care functionalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesand online adresa site-ului, echipele de monitorizare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul si vor solicita clarificari;
4. anuntarea beneficiarilor cu privire la initierea monitorizarii si modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de instiintare transmisa pe e-mail. Membrii UMCR vor solicita (telefonic si/sau prin corespondenta electronica) beneficiarului sa confirme electronic, printr-un reply/raspuns, primirea scrisorii de instiintare;
5. verificarea de catre membrii UMCR a tuturor documentelor solicitate in scrisoarea de instiintare si transmise de beneficiar si solicitarea de clarificari, dupa caz, astfel:
a) verificarea existentei si functionalitatii si folosirii in scopul destinat a activelor corporale si necorporale achizitionate in cadrul proiectului (documente obtinute prin utilizarea mijloacelor electronice si a aplicatiilor software disponibile la beneficiar, in format video si/sau fotografie, cu afisarea informatiilor necesare identificarii activelor finantate in cadrul proiectului. Informatiile transmise de beneficiar prin posta electronica sau alte platforme de transfer web disponibile (de exemplu, www.wetransfer.com) trebuie sa releve:
(i) locul implementarii proiectului finantat - declaratie pe propria raspundere a beneficiarului cu privire la conformitatea locului de implementare a proiectului si la activele corporale finantate cu informatiile cuprinse in planul de afaceri admis la finantare (anexa la scrisoarea de instiintare). Beneficiarul are obligatia sa activeze GPS-ul telefonului mobil si sa transmita pe WhatsApp localizarea implementarii proiectului (share location in real time), in timpul organizarii vizitei de certificare online;
(ii) existenta si functionalitatea activelor corporale finantate in cadrul programului, conform declaratiei pe propria raspundere depuse de beneficiar odata cu cererea de rambursare/plata - video si fotografii cu echipamentele/utilajele/instalatiile/aparatele achizitionate prin proiect si pentru care a primit AFN;
(iii) seria si/sau numarul de inventar al activelor finantate, precum si corespondenta acestora cu seria din certificatul de garantie - video si fotografii/copii dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator, in cazul programelor/aplicatiilor pentru care s-a primit finantare;
(iv) existenta si functionalitatea (dupa caz) activelor necorporale (programe/licente/aplicatii software, brevete de inventie, francize, etichetare ecologica) - copie dupa dovada inregistrarii brevetului/marcii/francizei/etichetei ecologice etc. la organismul abilitat din Romania sau din tara de origine. Pentru francize se solicita dovada platii redeventei si continuitatii/existentei contractului de franciza pentru perioada de monitorizare;
b) verificarea politei de asigurare a activelor finantate prin proiect, precum si a prelungirii si cesionarii acesteia in favoarea AIMMAIPE/bancii - copie dupa document;
c) verificarea inregistrarii amortizarii mijloacelor fixe achizitionate in cadrul proiectului (fisa de amortizare a mijloacelor fixe - copie dupa document);
d) verificarea registrului obiectelor de inventar;
e) verificarea mentinerii numarului si tipului (norma intreaga, durata nedeterminata, somer, absolvent dupa anul 2012 sau persoana defavorizata) locurilor de munca, criteriu pentru care beneficiarul a obtinut punctaj in cadrul planului de afaceri online* (REVISAL - raport per salariat, registru salariati din care sa reiasa fluxul angajarilor/angajatilor in cadrul firmei beneficiare, extras din REGES - cu transmiterea modificarilor din REVISAL catre inspectoratul teritorial de munca, dupa caz);
*In cazul in care, in perioada mentionata, locurile de munca create in cadrul schemei devin vacante din diverse cauze sau se suspenda, beneficiarul are un termen de maximum 30 de zile sa ocupe locurile de munca vacante, pastrand numarul si tipul acestora pentru care a primit punctaj in planul de afaceri. La tipul locurilor de munca se permit modificari in perioada de raportare intre somer, absolvent dupa anul 2012 sau persoana defavorizata definita conform legislatiei.
f) verificarea mentinerii nivelului de salarizare pentru locurile de munca nou-create (numai pentru locurile de munca pentru care beneficiarul a solicitat finantarea salariilor), dupa caz, in functie de prevederile din procedura de implementare a programului;
g) intocmirea/completarea documentelor aferente, semnarea electronica de catre membrii UMCR a acestora si transmiterea spre luare la cunostinta de catre beneficiarul monitorizat a constatarilor rezultate in urma desfasurarii activitatii de monitorizare conform addendumului la procedura de monitorizare. Membrii UMCR vor solicita beneficiarului sa semneze documentul electronic/olograf si sa-l returneze pe e-mail.
ATENTIE!
In cazul in care, in urma desfasurarii activitatii de certificare/monitorizare, se constata ca beneficiarii au facut declaratii incomplete si/sau neconforme cu realitatea pentru a obtine ajutorul de minimis sau au schimbat destinatia acestuia sau se constata ca nu mai sunt indeplinite conditiile prevazute in acordul de finantare sau in schema de ajutor de minimis, membrii UMCR vor informa conducerea AIMMAIPE/ministerului cu privire la demararea procedurii de recuperare partiala/totala, dupa caz, a ajutorului de minimis acordat.
Persoanele responsabile cu activitatea de monitorizare a IMM-urilor finantate: membrii UMCR desemnati prin decizie a directorului executiv.
La finalizarea activitatii de monitorizare conform prezentei proceduri de certificare si monitorizare, documentele aferente fiecarui beneficiar monitorizat vor fi urmatoarele:
- proces-verbal de monitorizare;
- certificatul constatator al beneficiarului;
- fisa amortizare mijloace fixe;
- registrul obiectelor de inventar;
- polita de asigurare cesionata in favoarea AIMMAIPE/bancii, cu mentiunea reinnoirii/prelungirii;
- istoric REVISAL (registru salariati), rapoarte per salariat, contracte de munca, extras din Registrul General de Evidenta a Salariatilor (REGES), dupa caz;
- dovada mentinerii tipului locurilor de munca nou-create (adeverinta somer, diploma/adeverinta absolvent sau document care atesta incadrarea in categoria persoanelor defavorizate pentru persoanele angajate in urma vacantarii unui loc de munca creat prin proiect in termen de 30 de zile);
- printscreen pagina web (daca a fost finantata in cadrul proiectului);
- printscreen locatie cu GPS activat;
- fotografii si/sau imagini video cu activele corporale finantate in cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibile in fotografie;
- fotografii/copie dupa documentul cu seria/nr. licentei (dupa caz) si printscreen program/aplicatie deschisa pe calculator pentru programe/licente/aplicatii software;
- copie dupa dovada inregistrarii la organismul abilitat din Romania sau din tara de origine a brevetelor de inventie, francizelor, etichetelor ecologice etc.;
- copie dupa dovada platii redeventei si continuitatii/existentei contractului de franciza.
Toate documentele reprezentand imagini video, fotografii, printscreen-uri, copii dupa documente originale vor fi pastrate si arhivate.
De asemenea, toate documentele transmise de catre beneficiari trebuie sa fie semnate electronic/olograf de catre acestia, cu exceptia celor reprezentand imagini video si fotografii cu activele corporale si/sau necorporale.
Modelul procesului-verbal de certificare/monitorizare este anexa la procedurile initiale.
alarm Descarca aici Programul Special de Alerta PortalContabilitate.ro!
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici
Asigura-te, astfel, ca vei fi mereu primul care afla Noutatile PortalContabilitate.ro! ...clic aici
Newsletter portalcontabilitate.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul portalcontabilitate.ro si primesti cadou Raportul special "Tranzactiile cu numerar in 2024. Cum sa evitati amenzile"!
Articole similare
23Iun2022
Ordinul nr. 964/2022. Declaratia pe propria raspundere pentru masura Kurzarbeit
de
Ionut Jinga
23 Iun 2022
08Mar2022
OMF nr. 261/2022. Procedura de analiza a documentelor depuse pentru obtinerea granturilor IMM INVEST
de
Ionut Jinga
08 Mar 2022
22Feb2022
OMF nr. 196/2022. Formula de calcul a comisionului de administrare in cadrul IMM Invest
de
Ionut Jinga
22 Feb 2022
01Feb2022
ORDINUL MMPS nr. 94/2022. Documentatia necesara decontarii indemnizatiei de somaj tehnic incepand cu 2022
de
Ionut Jinga
01 Feb 2022
15Dec2021
Comunicat: A inceput transmiterea acordurilor pentru schema HoReCa
de
Ionut Jinga
15 Dec 2021
Un produs marca