Organizare sedinte de lucru cu salariati. Cheltuieli de transport, cazare si masa

Intrebare: O societate cu sucursale in toata tara organizeaza sedinte trimestriale cu directorii de vanzari si sucursale. Aceste intalniri au loc la pensiuni situate in locatii apropiate de sediul central al societatii.Cu ocazia acestor intalniri societatea suporta cheltuieli cu deplasarea, cazarea si masa personalului din tara (directorii de vanzari si sucursale) si cu masa personalului de la sediul central care participa la aceste sedinte. De asemenea, la aceste sedinte participa membri ai consiliului de adminsitratie si invitati de la firme din cadrul grupului sau de la alte firme partenere carora li se asigura masa (pranz si cina).

Cum se realizeaza contabilizarea acestor cheltuieli si care sunt implicatiile fiscale pentru cheltuielile efectuate in cazul fiecarei categorii de salariati, respectiv membri CA, reprezentatii ai firmelor din grup sau a firmelor partenere? Convocatorul sedintei poate reprezenta un document care sa stea la baza deductibilitatii acestor cheltuieli? Mai sunt necesare si alte documente (ordine de deplasare, referate cheltuieli etc.)? Pensiunea unde are loc evenimentul emite o singura factura pentru intregul eveniment fara alte detalieri. Exista si cheltuieli ce nu pot fi trecute direct ca fiind deductibile precum cheltuieli de tip team-building cum pot fi acestea incadrate si stabilite eventuale plafoane de deductibilitate (cheltuieli de protocol, cheltuieli sociale, cheltuieli cu bunuri de mica valoare acordate gratuit etc.)?