Sistemul RO e-factura. Utilizare

Prevederile europene sunt prevazute in Directiva 2014/55/UE din 16 aprilie 2014 privind facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice.

Directiva este transpusa in legislatia romaneasca prin OUG nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea.

OUG 120/2021 contine prevederi referitoare la relatia B2G – referitoare la relatiile contractuale dintre autoritatile statului si alte entitati – si la relatia B2B – referitoare la relatia dintre operatori economici, altii decat autoritatile statului.

In ambele situatii, ordonanta prevede doar posibilitatea de a se opta pentru emiterea, transmiterea si primirea facturilor elctronice prin sistemul RO e-factura.

Daca operatorii economici, in relatia B2B, opteaza pentru emiterea si transmiterea facturilor prin acest sistem, au obligatia sa se inregistreze in Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura (denumit in continuare Registrul RO e-Factura).

In acest sens, trebuie sa depuna o cerere (formular 084) online (cu semnatura electronica, asa cum se depun toate declaratiile catre ANAF).

Utilizarea sistemului RO e-factura se face incepand cu data de 1 a lunii urmatoare transmiterii formularului (084). La aceasta data, operatorii economici care au primit aprobarea utilizarii sistemului pentru emiterea facturii electronice capata si calitatea de destinatar al unei astfel de facturi (adica, la randul lor, pot primit de la furnizorii lor astfel de facturi).

Facturile emise / primite in acest sistem sunt adaptabile cu programele de contabilitate.

Toata procedura privind inregistrarea in Registrul RO e-factura, daca se opteaza pentru utilizarea acestui sistem privind emiterea si transmitetrea facturii catre destinatarii acesteia, este prevazuta in OPANAF nr. 1713 din 27 octombrie 2021 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura, precum si a modelului, continutului si instructiunilor de completare ale formularului (084) "Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura".

Pe de alta parte, odata ce s-a optat pentru utilizarea sistemului de catre emitentul facturii, acesta trebuie sa aiba in vedere faptul ca si destinatarul facturii (adica clientul lui) trebuie sa fie inscris in registrul RO e-factura.

Dupa inregistrarea ambilor parteneri in acest registru, acestia trebuie sa respecte toate specificatiile si procedurile prevazute de OMFP nr. 1365 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

Din aceasta procedura, reiese faptul ca ambii parteneri trebuie sa fie inscrisi in SPV, deoarece prin acest sistem se vor derula toate operatiunile privind emiterea, transmiterea si primirea facturilor electronice.

De asemenea, facturile trebuie sa respecte anumite specificatii super tehnice, prevazute in ACTUL din 5 noiembrie 2021 - SPECIFICAtII tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national.

Asadar, pe scurt, ca regula generala, sistemul RO e-factura nu este obligatoriu de utilizat.

Insa, orice regula generala are si exceptii. Exceptiile se refera la obligativitatea impusa anumitor operatori economici de a utiliza acest sistem privind emiterea facturilor.

Cele doua exceptii sunt urmatoarele:

1) “pentru produsele cu risc fiscal ridicat stabilite prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, comercializate in relatia B2B:

Deci, in general, utilizarea RO e-factura este optional (in relatia B2G sau B2B).

Dar daca este vorba de tranzactionarea unor produse considerate cu risc fiscal ridicat (care vor fi stabilite printr-un ordin), atunci furnizorii unor astfel de produse sunt obligati sa emita si sa transmita facturile lor prin acest sistem, incepand cu data de 01 iulie 2022 si daca este vorba de hoteluri (unitati turistice care accepta vouchere de vacanta) au obligatia de a emite facturile prin acest sistem incepand cu data de 01 aprilie 2022.