Aproape totul despre factura

Factura este documentul emis de furnizor sau de prestator fie pentru bunurile livrate sau serviciile prestate fie pentru avansurile incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii. Factura se poate emite si pentru bunurile care urmeaza a fi livrate sau serviciile care urmeaza a fi prestate.

Emiterea facturii si modul de inregistrare al acesteia in evidenta fiscala si contabila este reglementata prin urmatoarele acte normative armonizate cu prevederile legislatiei Comunitatii Europene:

- legislatia fiscala si contabila din Romania:
- OMFP 2226 din 27 decembrie 2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, modificat prin OMFP 3420 din 21 decembrie 2009 pentru modificarea si completarea unor ordine ale ministrului finantelor publice.
- OMFP 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
- OMFP 3055 din 29 octombrie 2009 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene.

- legislatia europeana:
- Directiva 77/388 din 17 mai 1977 A Sasea Directiva legislatiilor statelor membre referitoare la impozitele pe cifra de afaceri - sistemul comun de taxa pe valoarea adaugata: baza unitara de evaluare (77/388/CEE), publicata in Jurnalul Oficial nr. L 145/1977, p. 1 – 40;
- Directiva 115/CE din 20 decembrie 2001 de modificare a Directivei 77/388/CEE in vederea simplificarii, modernizarii si armonizarii conditiilor de facturare stabilite cu privire la taxa pe valoarea adaugata, publicata in Jurnalul Oficial nr. L 15/2002, p. 24 – 28;
- Directiva 112/CE din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adaugata, publicata in Jurnalul Oficial nr. L 347 din 11 decembrie 2006, p. 1 – 118, editia speciala a Jurnalului Oficial, capitolul 09, volumul 03;
- Decizia nr. 717/CE din 31 octombrie 2007 de stabilire a unui grup de experti pentru facturarea electronica (2007/717/CE), publicata in Jurnalul Oficial nr. L 289 din 7 noiembrie 2007, p. 38 – 44.

Pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, inclusiv pentru un avans incasat factura trebuie emisa cel mai tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, dar cu inscrierea datei la care ia nastere faptul generator.

Faptul generator poate fi stabilit intr-unul din urmatoarele momente:
- la data livrarii bunurilor;
- la data prestarii serviciilor;
- la data incasarii unui avans pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii.

Factura poate fi emisa si inaintea faptului generator.

Factura nu trebuie emisa, dar nici nu se interzice emiterea acesteia, in situatia in care are loc:
• o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, inclusiv incasarea unui avans pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii:
- scutita fara drept de deducere a TVA;
- neimpozabila.
• o livrare de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul sau o prestare de servicii catre populatie, consemnata in documente, fara nominalizarea cumparatorului.

Factura este un formular cu regim intern de tiparire si numerotare. Normele de utilizare si emitere a facturii, obligatorii doar pentru persoanele care au sediul activitatii economice in Romania, sunt reglementate d.p.d.v. fiscal prin art. 4 alin. (1) din O.M.F.P. nr. 2226 din 27 decembrie 2006, modificat si completat prin O.M.F.P. nr. 3420 din 21 decembrie 2009 cu trimitere la anexa nr. 3.

Regimul intern de numerotare al facturilor care pot fi emise in cursul unui an calendaristic si fiscal trebuie precizat printr-o procedura proprie de stabilire si de alocare de numere, in functie de structura organizatorica a fiecarei persoane impozabile stabilite in Romania.

Persoana care raspunde de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa emita, anual, o decizie interna, in forma scrisa, prin care desemneaza unul sau mai multi angajati sa indeplineasca atributiile referitoare la alocarea si gestionarea de numere si serii pentru facturile care urmeaza a fi emise pe parcursul unui an. Prin decizia astfel emisa trebuie precizat numarul de la care incepe alocarea.

Factura trebuie sa aiba un numar de ordine, secvential, stabilit anual de persoana impozabila cu scopul de a asigura necesarul pentru un an intreg. Numarul poate fi insotit de una sau mai multe serii, in functie de necesitati.

Regimul intern de numerotare a facturii trebuie respectat de catre fiecare persoana impozabila, indiferent de faptul ca este sau nu este inregistrata in scopuri de TVA. Este recomandabila alocarea de numere distincte pentru fiecare tip de document, in situatia in care factura se emite sub forma unei “debit note” sau “credit note”.

Informatiile obligatorii care trebuie inscrise intr-o factura sunt enumerate prin art. 155 alineatul 5 de la litera a) la n) din Codul fiscal.
Furnizorul sau prestatorul din Romania este obligat sa inscrie pe factura emisa codul sau de identificare fiscala, aspect reglementat prin art. 73 din OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata. Omisiunea inscrierii acestui cod este considerata contraventie conform art. 219 alineatul 1 litera g) si poate fi sanctionata cu amenda cuprinsa intre 1.000 – 5.000 lei in baza prevederilor art. 219 alin. 2 litera d) din Codul de procedura fiscala.

Factura poate fi intocmita in orice limba oficiala a statelor membre ale Uniunii Europene si in orice valuta negociata prin comanda sau contract.
In factura, baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar in situatia in care operatiunea nu este scutita de taxa, suma TVA colectata trebuie inscrisa si in lei. Pentru inregistrarea in jurnalul pentru de vanzari a unei facturi emise in valuta negociata, baza de impozitare se transforma in lei prin utilizarea cursului valutar in vigoare la data emiterii facturii.

In tranzactiile cu partenerii externi, factura se poate regasi si sub denumirea “debit note” sau “credit note”. De exemplu, documentul “debit note” este echivalent cu o factura emisa pentru ajustarea, in negru, a bazei de impozitare a TVA.

Astfel, documentul “debit note” se emite in urmatoarele situatii frecvent regasite in practica:
- furnizorul extern constata ca pentru facturarea bunurilor livrate a utilizat un pret mai mic decat cel inscris in contract sau decat pretul din oferta transmisa cumparatorului. Spre deosebire de un furnizor din Romania, un furnizor extern nu emite o factura de stornare si apoi o factura cu pretul corect ci emite o factura pentru diferenta de pret;
- cumparatorul extern presteaza un serviciu de remediere a unui bun livrat din Romania, dar care prezinta defecte ce pot fi remediate pe cheltuiala furnizorului, evitand astfel returnarea bunului.

In practica, documentul “credit note” este intocmit de catre furnizorul de bunuri sau prestatorul de servicii care, ulterior vanzarii sau prestarii acorda o reducere comerciala. Acest document este echivalent cu o factura de stornare totala sau partiala a unei operatiuni economice deja efectuate.

Altfel spus, documentul “debit note” sau “credit note” este forma atipica a unei facturi care nu se incadreaza in tiparele rigide ale unui formular reglementat in mod expres printr-un act normativ. Aceste denumiri pot fi utilizate si de catre persoanele impozabile din Romania in relatiile cu partenerii externi. De altfel, aceste documente se emit pe teritoriul Romaniei de catre reprezentantii fiscali desemnati pe teritoriul Romaniei de catre persoanele impozabile nerezidente pentru toate tranzactiile desfasurate pe teritoriul Romanei.
Daca un documentul denumit “credit-note” sau “debit-note” cuprinde toate informatiile necesare identificarii unei operatiuni economice, acesta trebuie considerat “o factura”.

Important!
Semnarea si stampilarea unei facturi este optionala, aspect reglementat in mod expres prin textul art. 155 “Facturarea” alin. (6) din Codul fiscal: “Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.”. Se poate considera abuz din partea organelor de control din cadrul Garzii Financiare sau din cadrul serviciilor de inspectie fiscala subordonate A.N.A.F., sanctionarea persoanei impozabile pentru existenta unei facturi care nu este semnata si stampilata. Lipsa semnaturii si a stampilei nu reprezinta contraventie reglementata prin OG 92 /2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata astfel incat organele de control sa fie indreptatite sa aplice amenzi. Aplicarea nejustificata a unei amenzi poate fi contestata in instanta.