Emiterea in forma electronica a documentelor financiare

Prin art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal si punctul 73 alineatul (1) din normele de aplicare ale acestui articol sunt reglementate conditiile de transmitere a facturilor prin mijloace electronice, dar nu sunt reglementate conditiile de emitere electronica a acestora.

Aceasta posibilitate s-a reglementat, in mod neasteptat, surprinzator, in luna iulie 2012 fiind extinsa si asupra celorlalte documente justificative prevazute in legislatia contabila: facturi si chitante. Nu au fost uitate nici bonurile fiscale si bonurile emise de terminalele automate bancare (bancomate) si de casele de marcat.
Totusi, aceasta noutate importanta pentru mediul de afaceri din Romania nu modifica si nu completeaza nici prevederile existente din Codul fiscal care se refera strict la transmiterea electronica, dar nici Legea contabilitatii nr. 82/1991 care se refera, printre altele, la documentele justificative.

Noutatea intervine printr-o lege de sine statatoare avand drept titlu “inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice”.

Deci, oficial, persoanele impozabile stabilite in Romania au primit “dezlegare” pentru emiterea facturilor, bonurilor fiscale si a chitantelor in forma electronica. Actul normativ de reglementare este Legea 148 din 23 iulie 2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicata in MOf nr. 509 din 24 iulie 2012.
Specific documentelor emise electronic este faptul ca acestea poarta semnatura electronica si marca temporala.

Semnatura electronica este semnatura electronica extinsa care se bazeaza pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica. Certificatul trebuie sa contina codul fiscal al emitentului si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice privind formularea optiune de emitere electronica a documentelor financiar contabile.

Asa cum este reglementata prin Legea 451/2004, marca temporala este formata din cel putin urmatoarele elemente:
- amprenta atasata documentului electronic supus marcarii;
- data si momentul de timp aferente documentului supus marcarii, exprimate in timp universal;
- informatii care identifica in mod unic furnizorul de servicii de marcare temporala;
- numarul de ordine din registrul furnizorului de servicii de marcare temporala.

Factura in forma electronica reprezinta un documentul emis si gestionat prin utilizarea unui sistem informatic prin care se confirma, in mod unic si clar, schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii.
Emiterea facturilor in forma electronica este definita drept operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopul arhivarii acestora in forma electronica, indiferent de faptul ca transmiterea facturilor astfel emise se efectueaza:
- in forma electronica sau
- pe suport hartie.

Bonul fiscal in forma electronica reprezinta documentul financiar-fiscal care indeplineste toate conditiile impuse de prevederile legale cu privire la continut, dar care este emis cu ajutorul echipamentelor electronice de marcat. Acest document cuprinde date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, fiind semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

Chitanta in forma electronica reprezinta documentul financiar-fiscal care indeplineste toate conditiile impuse de prevederile legale cu privire la continut si forma, fiind inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

Aceste documente electronice pot fi emise prin efort propriu sau prin externalizare pe baza de contract incheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronica atestat. Astfel, furnizorul de servicii electronice este definit drept persoana fizica sau juridica care emite, transmite sau converteste facturi, bonuri ori chitante in forma electronica, in nume propriu sau in numele unor terti.

Emitentul documentelor financiar contabile in forma electronica, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
1. sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
2. sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
3. sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada legala.
4. sa utilizeze sisteme de arhivare electronica conform prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, un document electronic poate fi accesat numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

Factura
Persoana impozabila obligata sa emita facturi conform prevederilor cuprinse in Codul fiscal pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, poate selecta una dintre urmatoarele doua modalitati de emitere:
- pe suport hartie;
- in forma electronica. In acest caz, emitent este obligat sa garanteze autenticitatea, originea si integritatea continutului fiecarei facturi emise. Cerintele unei facturi emise electronic sunt:
- sa respecte continutul reglementat prin art. 155 alin. (5) din Codul fiscal;
- sa poarte marca temporala care certifica momentul emiterii;
- sa contina semnatura electronica a emitentului.
Transmiterea facturilor emise in forma electronica se efectueaza fie prin mijloace electronice, fie pe suport hartie. Transmiterea acestor facturi se poate efectua individual, in pachete sau in loturi.

Schimbarea modalitatii de emitere trebuie notificata Ministerului Finantelor Publice.

Bonul fiscal
Bonurile fiscale si bonurile emise de terminalele automate bancare (bancomate) si de casele de marcat, in forma electronica, stocate la emitent, au un regim regim si continut financiar, fiscal si juridic similar celor emise pe suport hartie.
Casele de marcat utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale in forma electronica trebuie avizate cu respectarea prevederilor O.U.G. nr. nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata.

Important!

Cheltuielile cu investitiile efectuate pentru dotare si diverse utilitati necesare emiterii facturii electronice sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la data inregistrarii ca utilizator de factura in forma electronica.

Cheltuielile cu investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, probata cu:
- hotararea administratorului, respectiv a consiliului de administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, in cazul persoanei juridice;
- declaratia pe propria raspundere in cazul persoanei fizice.

Armonizarea cu legislatia comunitara

Legislatia comunitara subliniaza necesitatea facturarii electronice necesara, in special autoritatilor fiscale pentru desfasurarea activitatii de monitorizare. In acest context, pentru a asigura functionarea corespunzatoare a pietei interne, s-a subliniat importanta elaborarii unei liste, armonizate la nivel comunitar, cu privire la:
- detaliile care trebuie inserate pe facturi;
- stabilirea unor regimuri comune care reglementeaza utilizarea facturarii electronice si depozitarea electronica a facturilor;
- autofacturarea si externalizarea operatiunilor de facturare.
Astfel, sub rezerva unor conditii stabilite prin legislatia interna, fiecare stat membru este obligat sa permita elaborarea electronica a unor documente, declaratii si deconturi prin utilizarea mijloacelor electronice.
In acest context, s-a elaborat Decizia CEE nr. 717 din 31 octombrie 2007 de stabilire a unui grup de experti pentru facturarea electronica (2007/717/CE), publicata in Jurnalul Oficial nr. L 289 din 7 noiembrie 2007, p. 38 – 44.

Transmiterea facturilor prin mijloace electronice este reglementata la capitolul 3 sectiunea 5 din Directiva CEE nr. 112 din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adaugata, publicata in Jurnalul Oficial nr. L 347 din 11 decembrie 2006, p. 1 – 118. Aceasta operatiune este reglementata detaliat de la art. 232 la art. 237, din care trebuie retinute urmatoarele aspecte relevante:
- facturile emise se pot trimite pe suport de hartie sau se pot transmite sau pune la dispozitie prin mijloace electronice, sub rezerva acceptarii de catre destinatar (art. 232).
- facturile trimise sau puse la dispozitie prin mijloace electronice sunt acceptate de statele membre, cu conditia ca autenticitatea originii si integritatea continutului acestora sa fie garantate prin una dintre metodele urmatoare (art. 233).
- semnatura electronica avansata conform art. 2 punctul 2 din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnaturile electronice
- schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI) definit la articolul 2 din Recomandarea 1994/820/CE a Comisiei din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date;
- statele membre nu pot impune persoanelor impozabile care livreaza bunuri sau presteaza servicii pe teritoriul lor alte obligatii sau formalitati in legatura cu trimiterea sau punerea la dispozitie a facturilor prin mijloace electronice (art. 234).