Inventarierea patrimoniului

Raspuns: Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, obligatia efectuarii inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii revine persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea financiara, respectiv:

• societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice;
• institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
• subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor mentionate anterior, cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil.

In temeiul prevederilor Legii contabilitatii, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute:

• la inceputul activitatii;
• cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor;
• in cazul fuziunii sau al incetarii activitatii.

Inventarierea anuala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei entitati.

La entitatile cu activitate complexa, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de inchidere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv. In cazul inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se include valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991 si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Conform OMFP 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aceste persoane au urmatoarele indatoriri:
- aproba proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care le transmit comisiilor de inventariere;
- numesc, prin decizie scrisa, comisia de inventariere, mentionand in mod obligatoriu componenta sa (numele presedintelui si membrilor acesteia), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizata, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de cei care i-au numit.

La entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective. In conditiile in care societatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se realizeaza de catre administratori.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari.

Prin proceduri interne, entitatile pot stabili ca la efectuarea acestor operatiuni sa participe si contabilii care tin evidenta acelei gestiuni, fara ca acestia sa faca parte din comisie;

- iau masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
-organizarea depozitarii bunurilor, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;
-tinerea la zi a evidentei tehnico-operative a gestiunii si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente;
-participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere;
-asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare;
-asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) si la evaluarea lor, conform reglementarilor contabile aplicabile, a unor specialisti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea presedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise;
-dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire, cu cititoare de coduri de bare, cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu birotica necesara;
-dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;
-asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;
-asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor de la magazine, depozite, gestiuni etc.

Rezultatele inventarierii se inscriu de comisia de inventariere intr-un proces-verbal, care trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data deciziei de numire a acesteia, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele sale si concluziile.

De asemenea, acesta trebuie sa includa propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile sau fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal respectiv se prezinta, in termen de sapte zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta (aceasta) decide, cu avizele conducatorilor compartimentelor financiar-contabil si juridic, asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilant. Aceste elemente au la baza listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere si situatiile analitice care justifica continutul fiecarui post din bilant.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din aceasta operatiune se actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si cea a incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi incluse in registrul-inventar. Operatiunea de actualizare se efectueaza astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor patrimoniale.

Completarea registrului-inventar se face in momentul in care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilantiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, dupa caz.

Pe baza registrului-inventar si a balantei de verificare se intocmeste bilantul, parte componenta a situatiilor financiare anuale, ale carui posturi trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, stabilita cu ocazia inventarului.

In concluzie, inventarierea anuala a patrimoniului este obligatorie si se organizeaza de catre fiecare societate prin proceduri proprii de inventariere adaptate specificului activitatii.