Solicitare anulare factura de penalitati

Intrebare: Compania la care lucrez are ca domeniu productia de benzi transportoare din cauciuc si ofera si servicii de imbinare a benzilor (lipire). In noiembrie am primit o solicitare de la un client pentru o banda transportoare si un serviciu de imbinare la fata locului. Banda respectiva s-a rupt, iar echipa noastra a fost la fata locului pentru a o repara. Ulterior s-a rupt, iar dupa cateva saptamani echipa noastra a fost din nou la client pentru a vedea despre ce este vorba. S-a constatat ca produsul nostru se rupea constant din cauza problemelor de natura mecanica si starii degradate a utilajelor clientului, acestea fiind probleme care sunt in sarcina clientului.

Ulterior ne-am trezit cu o factura de penalitati de la client pentru pierderile avute de catre ei in perioada in care utilajul respectv nu a functionat si nu si-au putut continua activitatea (fiind vorba despre o masina de dezapezit). Tin sa mentionez ca noi nu avem niciun contract cu acest client prin care ne asumam angajamente suplimentare precum operatiuni de intretinere mecanica a utilajelor, termene limita de livrare sau penalitati de platit. Singurul document pe care il avem la baza este o oferta cu produsul si serviciile dorite.

Putem sa nu recunoastem si sa nu inregistram factura de penalitati? As dori un model de adresa prin care sa ii notificam precum ca nu recunoastem si nu inregistram factura de penalitati primita.