Team-building. Deplasare in Croatia

Intrebare: O societate comerciala romana organizeaza in perioada 27 august - 4 septembrie 2015 o deplasare in Croatia pentru angajatii societatii (inclusiv administrator care are si calitatea de salariat. Scopul deplasarii este de a organiza un team-building pentru salariati.

In data de 4 august 2015 s-a achitat prin OP suma de 2.750 euro catre o societate din Croatia care asigura cazarea salariatilor. Sociatatea Croata trimite factura cu data de 10.08.2015 pentru cazarea platita. Deplasarea se efectueaza cu autoturismele societatii.

Pana la iesirea din tara se fac mai multe alimentari la benzinarii din tara cu cardul societatii astfel: sumele de 250 lei, 300 lei, 350 lei apar pe extrasul bancar din august alaturi de bonurile fiscale pe care apare codul de inregistrare TVA al societatii.

Pe durata deplasarii se efectuaza de catre administrator (care are si calitatea de salariat) plati cu cardul societatii astfel (toate apar pe extrasul lunii septembrie):

a. plati cu cardul pentru mese echivalent 1.500 euro

b. plata combustibil echivalent 300 euro

c. ridicari numerar echivalent in euro 500 (pentru transport local 100 euro, protocol 400 euro)

1. In ce luna si cum se vor inregistra bonurile de combustibil care apar platite pe extrasul lunii august (societatea aplica regimul de 50% deductibil inclusiv TVA 50% nedeductibil pentru autoturismele din dotare)?

2. In ce luna si cum se vor inregistra si deconta platile efectuate cu cardul care apar pe extrasul lunii septembrie?

3. Dar pentru ridicarile de numerar din deplasare?

4. Se poate pune problema acordarii de diurna catre salariati?

5. Cheltuielile cu cazarea se deconteaza in septembrie, iar in luna august factura se inregistreaza pe cheltuiala in avans? Este cheltuiala cu cazarea deductibila? Dar celelalte cheltuieli aferente acestei deplasari?

6. Este necesar un referat al administratorului pentru aceasta deplasare pentru a justifica necesitatea ei in vederea interpretarii corecte a tuturor costurilor?

7. Pe deconturile de cheltuieli ale salariatilor aprobate si semnate de administrator se poate trece urmatoarea fraza: "Confirm ca sumele de mai sus reprezinta cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si in vederea bunei desfasurari a activitatii societatii" sau este suficienta doar semnatura administratorului pentru a considera aceste cheltuieli deductibile fiscal?

8. Societatea achizitioneaza pe aceeasi factura un laptop de 1.370 lei plus TVA si pachet Microsoft Office de 912 lei plus TVA. Cum se inregistreaza cele doua articole? Poate fi considerat laptopul mijloc fix? Care este baza legala pentru inregistrarea corecta a laptopului?