Ordinul nr. 37/2020. Normele privind spalarea banilor

Act normativ: Ordinul Oficiului National de prevenire si combatere a spalarii banilor (ONPCSB) nr. 37/2021 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor

Publicare: in Monitorul Oficial, Partea I nr. 240 din 09 martie 2021

Principalele prevederi

Se aproba Normele de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.

La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga Ordinul presedintelui Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor nr. 102/2020 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 75 din 3 februarie 2020.

Normele de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019

1. Defineste entitatile reglementate, ca fiind entitatile raportoare supravegheate si controlate de catre ONPCSB, respectiv entitatile raportoare (prevazute la art. 5 din Legea 129/2019) care nu sunt supuse supravegherii Bancii Nationale a Romaniei si Autoritatii de Supraveghere Financiara, indiferent de forma si modul de organizare a acestora;

2. Entitatile reglementate sunt:

a) institutiile financiare nebancare inscrise exclusiv in Registrul general al Bancii Nationale a Romaniei si care nu au si statut de institutie de plata sau institutie emitenta de moneda electronica; institutiile financiare nebancare inscrise in Registrul de evidenta al Bancii Nationale a Romaniei, respectiv casele de amanet, casele de ajutor reciproc si entitatile fara scop patrimonial; furnizorii specializati in servicii de informare cu privire la conturi inscrisi in Registrul institutiilor de plata si al furnizorilor specializati in servicii de informare cu privire la conturi al Bancii Nationale a Romaniei; casele de schimb valutar autorizate de Ministerul Finantelor; furnizorii de servicii postale autorizati de Autoritatea Nationala pentru Administrare si Reglementare in Comunicatii, care presteaza servicii de plata - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. b) din Lege;

b) furnizorii de servicii de jocuri de noroc licentiati de Oficiul National pentru Jocuri de Noroc - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. d) din Lege;

c) auditorii financiari inregistrati la Cc) auditorii financiari amera Auditorilor Financiari din Romania, expertii contabili si contabilii autorizati inregistrati la Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, evaluatorii autorizati inregistrati la Asociatia Nationala a Evaluatorilor Autorizati din Romania, consultantii fiscali inregistrati la Camera Consultantilor Fiscali, entitati care se angajeaza sa furnizeze, direct sau prin intermediul altor persoane cu care persoana respectiva este afiliata, ajutor material, asistenta sau consiliere cu privire la aspectele fiscale, financiare, ca activitate economica sau profesionala principala - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. e) din Lege. Sunt incluse si entitatile care desfasoara efectiv activitatile mentionate la art. 5 alin. (1) lit. e) din Lege conform codului CAEN 7022;

d) notarii publici inregistrati la Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, avocatii inregistrati in barourile Uniunii Nationale a Barourilor din Romania, executorii judecatoresti inregistrati la Uniunea Nationala a Executorilor Judecatoresti din Romania, practicienii in insolventa inregistrati la Uniunea Nationala a Practicienilor in Insolventa, inclusiv alte persoane care exercita profesii juridice liberale, in cazul in care acorda asistenta pentru intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clientilor, operatiuni sau tranzactii care implica o suma de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societati, organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare sau a altor structuri similare, precum si in cazul in care participa in numele sau pentru clientii lor in orice operatiune cu caracter financiar ori vizand bunuri imobile, crearea, functionarea sau administrarea de fiducii, societati, fundatii sau structuri - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. f) din Lege;

e) furnizorii de servicii pentru societati sau fiducii, altii decat cei prevazuti la art. 5 alin. (1) lit. e) si f) din Lege, asa cum sunt definiti la art. 2 lit. l) din Lege, inclusiv entitati ce desfasoara efectiv activitatile mentionate in definitia din Lege conform codurilor CAEN 6420, CAEN 6910 si CAEN 6820 - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. g) din Lege;

f) furnizorii de servicii de schimb intre monede virtuale si monede fiduciare autorizati/inregistrati de Ministerul Finantelor - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. g1) din Lege;

g) furnizorii de portofele digitale, autorizati/inregistrati de Ministerul Finantelor - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. g2) din Lege;

h) agentii si dezvoltatorii imobiliari, inclusiv atunci cand actioneaza in calitate de intermediari in inchirierea de bunuri imobile, dar numai in ceea ce priveste tranzactiile pentru care valoarea chiriei lunare reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro sau mai mult, inclusiv entitatile care desfasoara efectiv activitatile mentionate la art. 5 alin. (1) lit. h) din Lege conform codurilor CAEN 6831 si CAEN 4110 - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. h) din Lege;

i) alte persoane care, in calitate de profesionisti, comercializeaza bunuri, numai in masura in care efectueaza tranzactii in numerar a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau prin mai multe operatiuni care au o legatura intre ele - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege;

j) persoanele care comercializeaza opere de arta sau care actioneaza ca intermediari in comertul de opere de arta, inclusiv atunci cand aceasta activitate este desfasurata de galerii de arta si case de licitatii, in cazul in care valoarea tranzactiei sau a unei serii de tranzactii legate intre ele reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro sau mai mult - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. j) din Lege. Sunt incluse si entitatile care desfasoara efectiv activitatile mentionate la art. 5 alin. (1) lit. j) din Lege conform codurilor CAEN 4778, CAEN 4779, CAEN 4791, CAEN 4799 si CAEN 9003;

k) persoanele care depoziteaza sau comercializeaza opere de arta sau care actioneaza ca intermediari in comertul cu opere de arta, atunci cand aceasta activitate este desfasurata in zone libere, in cazul in care valoarea tranzactiei sau a unei serii de tranzactii legate intre ele reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro sau mai mult - entitati prevazute la art. 5 alin. (1) lit. k) din Lege. Sunt incluse si entitatile care desfasoara efectiv activitatile mentionate la art. 5 alin. (1) lit. k) din Lege in zone libere, conform codurilor CAEN 4778, CAEN 4779, CAEN 4791, CAEN 4799 si CAEN 9003.

3. Obligatiile entitatilor reglementate

3.1 Persoana desemnata/Ofiter de conformitate

a. Entitatile reglementate au obligatia de a desemna una sau mai multe persoane cu responsabilitati in aplicarea Legii 129/2019, cu detalierea concreta a atributiilor si responsabilitatilor incredintate in acest scop, cu aprobarea conducerii.

Documentele intocmite in acest sens se inregistreaza in evidentele proprii si se pastreaza la sediul entitatii.

b. Institutiile financiare supravegheate si controlate de Oficiu au obligatia de a desemna un ofiter de conformitate dintre membrii conducerii de rang superior a entitatilor, care coordoneaza implementarea politicilor si procedurilor interne pentru aplicarea Legii.

Documentele intocmite in acest sens cuprind modalitatile concrete de indeplinire de catre ofiterul de conformitate a atributiilor incredintate, se aproba de conducerea entitatii, se inregistreaza in evidentele proprii si se pastreaza la sediul entitatii.

c. Persoanele mentionate la lit a si b se desemneaza de catre reprezentantii legali ai entitatii reglementate, in urmatoarele situatii:

c1) la data infiintarii entitatii reglementate sau, dupa caz, la data la care aceasta se incadreaza in una dintre categoriile prevazute de lege pentru a deveni entitati raportoare;

c2) in urma unei testari care sa confirme ca sunt potrivite si competente pentru a indeplini atributiile respective, testare ce va fi reluata ori de cate ori se modifica Legea sau legislatia secundara din domeniul de referinta;

c3) o noua desemnare se realizeaza ori de cate ori situatiile faptice obiective o impun.

d. Entitatile reglementate vor preciza in mod distinct si explicit, pentru persoanele desemnate prevazute, responsabilitatile incredintate pentru aplicarea dispozitiilor Legii 129, precum si modalitatea concreta prin care se asigura accesul acestora, direct si in timp util, la datele si informatiile relevante detinute de entitatile reglementate.

e. In procesul de selectie a persoanelor desemnate, entitatile reglementate au in vedere persoane potrivite si competente, luand in considerare, cel putin, urmatoarele conditii:

• sa detina cunostintele necesare in domeniul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului;
• reputatia profesionala si integritatea morala, care pot avea la baza inclusiv cazierul judiciar si referinte ale angajatorilor anteriori.

f. Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii toate documentele in format letric sau electronic cu semnaturile olografe sau electronice ale reprezentantilor acestora, inregistrate in cadrul entitatii, prin care sunt selectate, testate si desemnate persoanele prevazute mai sus. Documentele intocmite in acest sens le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

g. Entitatile raportoare au obligatia de a crea mecanisme de protejare a persoanelor desemnate, precum si proceduri corespunzatoare privind raportarea incalcarilor de orice natura ale reglementarilor legale in domeniu de catre angajati si persoanele aflate intr-o pozitie similara, printr-un canal specific, independent si anonim.

Mecanismele includ, dupa caz, cel putin:

a) o protectie corespunzatoare a angajatilor sau a persoanelor aflate intr-o pozitie similara in cadrul entitatilor reglementate, care raporteaza incalcari de orice natura ale Legii, comise in cadrul acestora;
b) protectia adecvata a persoanelor desemnate
c) protectia datelor cu caracter personal ale persoanei care raporteaza incalcarea de orice natura a Legii, precum si ale persoanei fizice suspectate ca este responsabila de incalcare, in conformitate cu principiile stabilite in Regulamentul (UE) 2016/679;
d) norme clare care sa asigure faptul ca este garantata confidentialitatea in toate cazurile in ceea ce priveste identitatea persoanei care raporteaza incalcarile de orice natura ale Legii, comise in cadrul entitatii reglementate, cu exceptia cazului in care divulgarea este impusa de alte prevederi legale.
h. Entitatile reglementate au obligatia sa asigure protectia din punct de vedere juridic a angajatilor si a reprezentantilor lor care raporteaza, fie la nivel intern, fie catre Oficiu, suspiciuni de spalare a banilor sau de finantare a terorismului, fata de expunerea la amenintari, la represalii sau la actiuni ostile, in special la actiuni nefavorabile sau discriminatorii la locul de munca, inclusiv sa asigure confidentialitatea cu privire la identitatea acestora.
i. Entitatile reglementate au obligatia de a asigura dreptul persoanelor de a semnala, in nume propriu, autoritatilor statului incalcari de orice natura ale Legii in cadrul entitatii reglementate, caz in care identitatea acestor persoane va fi protejata corespunzator.

Aplicarea prevederilor  cu privire la obligatiile de raportare si la celelalte obligatii cerute de Legea 129, de catre entitatile reglementate, directori sau angajati ai acestora, nu constituie incalcarea unei restrictii de divulgare impuse prin contract sau printr-un act cu putere de lege ori act administrativ si nu atrage niciun fel de raspundere pentru entitatea raportoare sau angajatii acesteia, chiar si in imprejurarea in care acestia nu au cunoscut cu precizie tipul de activitate infractionala ori de incalcare de orice natura a Legii si indiferent daca respectiva activitate a avut loc sau nu.

j. Persoanele fizice si persoanele fizice autorizate care au calitatea de entitate reglementata nu au obligatia de a desemna una sau mai multe persoane conform art. 23 alin. (4) din Lege.

3.2 Proceduri interne

a. In scopul atenuarii si gestionarii cu eficacitate a riscurilor de spalare a banilor sau de finantare a terorismului, entitatile reglementate emit documente aprobate la nivelul conducerii de rang superior, dupa cum urmeaza:

• norme interne ce contin cel putin: masuri aplicabile in materie de raportare, inclusiv de semnalare in nume propriu, de catre persoanele desemnate catre autoritatile statului a incalcarilor de orice natura a reglementarilor legale in domeniu din cadrul entitatii reglementate si de furnizare prompta a datelor la solicitarea autoritatilor competente; masuri de pastrare a evidentelor si a tuturor documentelor, conform cerintelor din Lege;
• norme interne ce contin masuri aplicabile in materie de cunoastere a clientelei;
• proceduri de administrare a riscurilor care contin cel putin: masuri de identificare, evaluare, gestionare si diminuare a riscurilor, criteriile si elementele in baza carora s-au stabilit riscurile, inclusiv scenariile si intervalele de timp relevante in functie de care se identifica tranzactiile legate intre ele, determinate proportional cu riscurile asociate;
• proceduri care stabilesc mecanismele de control intern, de comunicare si management de conformitate;
• proceduri care stabilesc mecanisme ce cuprind masuri de protectie a personalului propriu implicat in aplicarea acestor politici impotriva oricaror amenintari ori actiuni ostile sau discriminatorii;
• proceduri pentru angajati sau persoanele aflate intr-o pozitie similara pentru raportarea incalcarilor la nivel intern, prin intermediul unui canal specific, independent si anonim, cu respectarea legislatiei privind protectia datelor cu caracter personal;
• proceduri de instruire si evaluare periodica a angajatilor.

b. Politicile, normele, procedurile si mecanismele prevazute mai sus se elaboreaza in functie de specificul si dimensiunea activitatii economice desfasurate de entitatea reglementata, precum si de particularitatile relatiilor de afaceri, clientilor, produselor si serviciilor.

c. Entitatile reglementate care fac parte dintr-un grup au obligatia sa puna in aplicare politici, proceduri si instruiri la nivel de grup, inclusiv politici de protectie a datelor si politici si proceduri privind schimbul de informatii in cadrul grupului in scopul combaterii spalarii banilor si a finantarii terorismului, pe care le aplica si la nivelul sucursalelor, agentilor, distribuitorilor si al filialelor detinute in proportie majoritara din statele membre si din tarile terte.

d. Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii, in format letric sau in format electronic, documentele prevazute mai sus, pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

e. Entitatile reglementate au obligatia de a aproba si monitoriza modul de aplicare a politicilor, normelor, procedurilor si mecanismelor, la nivelul conducerii de rang superior, si de a le revizui, ori de cate ori se impune.

f. Entitatile reglementate au obligatia de a asigura o functie de audit independent in scopul testarii eficientei si modalitatilor concrete de aplicare a politicilor, normelor, procedurilor si mecanismelor, atunci cand, in ultimul exercitiu financiar incheiat, depasesc cel putin doua dintre urmatoarele criterii:

   a) total active: 16.000.000 lei;
   b) total cifra de afaceri neta: 32.000.000 lei;
   c) numarul mediu de salariati: 50.
 
3.3 Instruirea angajatilor

a. Politicile, normele, procedurile si mecanismele sunt aduse la cunostinta angajatilor si aplicate efectiv in activitatea desfasurata de entitatea reglementata.
b. Entitatile reglementate asigura, cel putin o data pe an sau ori de cate ori se impune, instruirea corespunzatoare a angajatilor in baza politicilor, normelor, procedurilor si mecanismelor interne emise in acest sens.
c. Instruirea angajatilor se realizeaza in functie de rolul si atributiile acestora in cadrul entitatii reglementate.

Procesul de verificare si instruire corespunzatoare a angajatilor se realizeaza cel putin prin:

• impunerea de standarde adecvate la angajarea persoanelor cu responsabilitati in aplicarea dispozitiilor prevazute de Lege;
• includerea, dupa caz, in fisele de post ale angajatilor a atributiilor specifice si concrete ce le revin in ceea ce priveste aplicarea dispozitiilor prevazute de Lege;
• participarea la programe de instruire avand ca scop recunoasterea de catre angajati a operatiunilor care pot avea legatura cu spalarea banilor sau cu finantarea terorismului;
• evaluarea periodica a cunostintelor angajatilor privind legislatia in vigoare in materia prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului si a modului de aplicare concreta si corespunzatoare, in cadrul intern, a obligatiilor ce le revin conform atributiilor primite in baza dispozitiilor Legii.

d. Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii toate documentele in format letric sau electronic,  pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

e.  Entitatile reglementate, in functie de riscurile la care sunt expuse, dimensiunea si natura activitatii, au obligatia de a asigura participarea personalului cu responsabilitati in aplicarea Legii la programe speciale de formare profesionala permanenta, avand ca scop recunoasterea de catre angajati a operatiunilor care pot avea legatura cu spalarea banilor sau cu finantarea terorismului, ori de cate ori este nevoie.

3.4 Evaluarea riscurilor

a. Evaluarea riscurilor reprezinta procesul global prin care entitatile reglementate identifica factorii de risc specifici, individualizeaza situatiile concrete de risc aferente fiecarui factor si cuantifica gradul de risc aferent fiecarui client.

b. Evaluarea riscurilor are rolul de a preveni folosirea entitatilor reglementate de catre clienti in activitati de spalare a banilor/finantare a terorismului sau in activitati care contravin regimului sanctiunilor internationale si sta la baza elaborarii si aplicarii procedurilor de administrare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului.

c.  Entitatile reglementate au obligatia sa aplice masurile standard de cunoastere a clientelei tuturor clientilor, iar prin exceptie, proportional cu gradul de risc asociat fiecarui client, aplica masuri simplificate de cunoastere a clientelei pentru clientii evaluati la un grad de risc redus sau masuri suplimentare de cunoastere a clientelei pentru clientii evaluati la un grad de risc ridicat.

d. Responsabilitatea configurarii, documentarii si actualizarii periodice a procedurilor de administrare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului revine persoanei din conducerea de rang superior din cadrul entitatii reglementate, cu atributii de control intern, de comunicare si management de conformitate.

e. Implementarea sistemului de evaluare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului se realizeaza prin procedurile interne de administrare a acestora, ce contin cel putin urmatoarele:

• alocarea de responsabilitati personalului in cadrul implementarii procesului de evaluare pe baza de risc;
• precizarea surselor de informatii utilizate in realizarea evaluarii;
• identificarea si evaluarea factorilor de risc relevanti asociati clientilor, produselor si serviciilor oferite, precum si canalelor de distributie, tarilor si zonelor geografice, la nivelul tranzactiilor, precum si la nivelul intregii activitati desfasurate;
• modul de determinare a valorii/relevantei/ponderii asociate fiecarui factor de risc identificat in functie de importanta acestora in stabilirea gradului de risc asociat clientului, daca entitatea reglementata decide sa valorizeze diferit factorii de risc identificati;
• modul de determinare a gradului de risc asociat clientilor si tranzactiilor derulate de acestia, produselor si serviciilor, canalelor de distributie a produselor si, dupa caz, activitatilor externalizate si activitatilor derulate prin sucursalele si filialele situate in alte state, prin insumarea valorilor/relevantei atribuite fiecarui factor de risc identificat;
• revizuirea riscurilor prin stabilirea si reevaluarea periodica, in situatiile cand intervin elemente de natura sa modifice gradul de risc, a claselor de risc aferente clientilor, produselor si serviciilor oferite, precum si a canalelor de distributie, a tarilor si zonelor geografice, la nivelul tranzactiilor, in functie de gradul de risc asociat, precum si la nivelul intregii activitati desfasurate;
• monitorizarea continua a evolutiei factorilor de risc de spalare a banilor sau de finantare a terorismului pentru a identifica necesitatea actualizarii evaluarii de risc;
• gestionarea riscurilor asociate clientilor prin identificarea si aplicarea de masuri pentru diminuarea sau indepartarea acestora.

f. In cadrul procesului de analiza a riscurilor, entitatile reglementate iau in considerare cel putin factorii de risc relevanti.
g. Factorii de risc obiectivi si adecvati identificati de entitatile reglementate in functie de activitatea efectiv desfasurata vor fi evaluati pentru fiecare client in parte cu scopul incadrarii acestuia intr-o categorie de risc, care poate fi, spre exemplificare, "redus", "standard", "sporit" si care se va consemna in evidentele de acceptare a clientului entitatii reglementate sau in alte evidente stabilite prin procedura interna.
h. La cererea autoritatilor cu atributii de control, entitatile reglementate au obligatia sa demonstreze, pe baza evaluarii, ca masurile de cunoastere a clientelei au fost aplicate proportional cu categoria de risc la care a fost incadrat fiecare client in parte.
i. Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii, in format letric sau in format electronic, toate documentele prin care sunt indeplinite prevederile de mai sus, pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

3.5 Masuri de cunoastere a clientelei

a. Entitatile reglementate aplica masurile simplificate, standard si suplimentare de cunoastere a clientelei intr-un mod adecvat riscului aferent, in baza sistemului propriu de evaluare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului, conform normelor interne de cunoastere a clientelei.

b. Entitatile reglementate verifica identitatea clientului si a beneficiarului real inainte de stabilirea unei relatii de afaceri sau de desfasurarea tranzactiei ocazionale.

c.  Masurile standard de cunoastere a clientelei, pe care entitatile reglementate au obligatia sa le aplice, constau cel putin in masurile prevazute de art. 11 alin. (1) din Lege.

d. Masurile simplificate de cunoastere a clientelei constituie o adaptare a masurilor standard de cunoastere a clientelei la riscul redus asociat clientului, fara ca enumerarea sa fie limitativa, prin:

• limitarea tipului sau timpului alocat masurilor de cunoastere a clientelei;
• obtinerea unui volum mai redus de informatii referitoare la identificarea clientului si a beneficiarului real;
• simplificarea verificarilor efectuate cu privire la identitatea clientilor si a beneficiarului real;
• reducerea frecventei actualizarilor informatiilor privind identificarea clientilor pe parcursul relatiei de afaceri;
• diminuarea intensitatii extinderii si gradului de monitorizare si verificare a tranzactiilor.

e.  Masurile suplimentare de cunoastere a clientelei se aplica clientilor incadrati in categoria de risc sporit si constituie o adaptare a masurilor standard de cunoastere a clientelei la riscul sporit asociat clientului, cu titlu exemplificativ, prin:

• obtinerea de informatii suplimentare cu privire la imputernicit, beneficiarul real, sediul, ocupatia, sursa de venit, volumul activelor etc. si alte informatii disponibile din baze de date publice;
• efectuarea de verificari suplimentare, cum ar fi cautari pe internet folosind surse independente si deschise;
• obtinerea de informatii suplimentare si, dupa caz, obtinerea unor documente justificative cu privire la natura relatiei de afaceri si a sursei fondurilor/activelor clientului;
• obtinerea de informatii despre motivele care stau la baza efectuarii tranzactiilor;
• diminuarea pragului de 25% prevazut la definitia beneficiarului real de la art. 4 alin. (2) lit. a) si d) din Lege;
• efectuarea de monitorizari suplimentare ale relatiei de afaceri, prin cresterea numarului si duratei verificarilor efectuate si selectarea modelelor de tranzactii care necesita verificari suplimentare;
• cresterea gradului de constientizare, in cazul tranzactiilor si clientilor cu risc ridicat, in toate departamentele care au o relatie de afaceri cu clientul, inclusiv posibilitatea de informare suplimentara a personalului care raspunde de respectivul client.

In cazul relatiilor de afaceri sau tranzactiilor care implica tari terte cu grad inalt de risc identificate, entitatile reglementate aplica masuri suplimentare de cunoastere a clientelei.

f. Entitatile reglementate adopta masurile aplicabile in materie de cunoastere a clientelei, inclusiv a beneficiarului real, care contin cel putin urmatoarele elemente:

• identificarea criteriilor de acceptare a clientilor si nivelul ierarhic de aprobare a acestora;
• tipurile de produse si servicii care pot fi furnizate fiecarei categorii de clientela;
• incadrarea clientilor in categoria de risc adecvata si modalitatea de trecere a acestora dintr-o categorie in alta;
• frecventa actualizarii, pe baza de risc, a informatiilor si a documentatiei despre clienti;
• continutul masurilor de cunoastere a clientelei pentru fiecare categorie de risc identificata, cu indicarea explicita a documentelor si informatiilor utilizate;
• monitorizarea permanenta a operatiunilor derulate de clienti, indiferent de categoria de risc in care acestea sunt incadrate, in scopul detectarii tranzactiilor neobisnuite si/sau suspecte;
• gestionarea situatiilor de incetare a relatiilor de afaceri si a celor in care apar dificultati in procesul de cunoastere a clientelei;
• identificarea tranzactiilor sau relatiilor de afaceri cu persoanele expuse public sau cu clienti ai caror beneficiari reali sunt persoane expuse public sau detin calitatea de membru al familiei persoanei expuse public ori de persoana cunoscuta ca asociat apropiat al unei persoane expuse public, inclusiv pentru o perioada de cel putin 12 luni incepand cu data de la care respectiva persoana nu mai ocupa o functie publica importanta;
• modul de punere in aplicare a sanctiunilor internationale, conform legislatiei in vigoare, inclusiv prin verificari realizate pe site-ul Oficiului, www.onpcsb.ro, sectiunea "sanctiuni internationale", precum si modul in care se va demonstra la cererea autoritatilor/institutiilor abilitate indeplinirea concreta a obligatiei.

g. Pentru aplicarea masurilor de cunoastere a clientelei, entitatile reglementate retin de la fiecare client, inclusiv pentru beneficiarul real, datele prevazute de urmatoarele documente:

g1.  pentru persoanele fizice se vor retine datele de identificare prevazute in cartile/buletinele de identitate, pasapoarte sau permise de sedere;
g2. pentru persoanele juridice se vor retine datele de identificare cuprinse in:

• actele de constituire a entitatilor reglementate, certificatele de inregistrare sau extrase ale acestora;
• documente din care sa rezulte identificarea beneficiarului real, respectiv persoana fizica ce detine sau controleaza in cele din urma clientul si/sau persoana fizica in numele careia se realizeaza o tranzactie, o operatiune sau o activitate;
• in cazul in care un client persoana juridica este reprezentat de un imputernicit se vor retine datele de identificare mentionate mai sus, inclusiv imputernicirea/documentul acestuia emisa/emis de reprezentantul legal al entitatii reglementate in numele careia actioneaza;
• in cazul in care un client este parte a unui contract fiduciar sau altor constructii juridice similare se vor retine de la acesta copii ale declaratiilor de inregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este inregistrat.

Entitatile reglementate pot utiliza informatii obtinute de la terte parti, in scopul aplicarii masurilor standard de cunoastere a clientelei.

3.6 Tipuri de raportari

a. Entitatile reglementate au obligatia sa transmita de indata Oficiului un raport de tranzactii suspecte, conform prevederilor art. 6 din Lege, atunci cand, dupa aplicarea tuturor masurilor de cunoastere a clientelei si de evaluare a riscurilor, au identificat suspiciuni de spalare a banilor sau de finantare a terorismului.
b. In desfasurarea activitatii lor, entitatile reglementate vor lua toate masurile legale de identificare a tranzactiilor suspecte, indiferent de riscul aferent clientelei, de pragul tranzactiilor sau de modalitatea de realizare a acestora.
c. Identificarea tranzactiilor suspecte are in vedere inclusiv stabilirea unor parametri si a unor tipare ce delimiteaza tranzactiile obisnuite derulate, cum ar fi: limite valorice pe tipuri de client, produs sau tranzactie, categorii de tranzactii derulate in relatie cu diferitele tipuri de clienti si/sau domenii de activitate.
d. Persoanele prevazute la art. 5 alin. (1) lit. f) din Lege (notarii publici, avocatii, executorii judecatoresti si alte persoane care exercita profesii juridice liberale, in cazul in care acorda asistenta pentru intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clientilor, operatiuni sau tranzactii care implica o suma de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societati, organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare etc)  au obligatia de a transmite un raport de tranzactii suspecte.
e. Entitatile reglementate au obligatia sa transmita Oficiului un raport privind tranzactiile cu sume in numerar, in lei sau in valuta, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, in termen de 3 zile lucratoare de la momentul efectuarii tranzactiilor.
f. In cazul in care entitatile reglementate efectueaza tranzactii cu sume in numerar a caror valoare este fragmentata in transe mai mici, conform prevederilor Legii, acestea transmit Oficiului un raport, in termen de 3 zile lucratoare de la efectuarea ultimei operatiuni prin care se atinge sau se depaseste limita minima de raportare.
g. Entitatile reglementate transmit Oficiului un raport privind operatiunile cu numerar mentionate lit e si f, indiferent de justificarile economice sau de documentele/evidentele in baza carora a fost realizata/inregistrata tranzactia.
h.  In cazul entitatilor raportoare prevazute la art. 5 alin. (1) lit. e) (auditorii, expertii contabili si contabilii autorizati, evaluatorii autorizati, consultantii fiscali, persoanele care acorda consultanta financiara, de afaceri sau contabila, alte persoane care se angajeaza sa furnizeze, direct sau prin intermediul altor persoane cu care persoana respectiva este afiliata, ajutor material, asistenta sau consiliere cu privire la aspectele fiscale, financiare, ca activitate economica sau profesionala principal) si f) ( notarii publici, avocatii, executorii judecatoresti si alte persoane care exercita profesii juridice liberale, in cazul in care acorda asistenta pentru intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clientilor, operatiuni sau tranzactii care implica o suma de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societatietc), raportarile se fac catre Oficiu si se notifica structurile de conducere ale profesiilor liberale asupra transmiterii rapoartelor de tranzactii suspecte.

3.7 Pastrarea documentelor

a.  Entitatile reglementate stabilesc prin normele interne masuri de pastrare a evidentelor si a tuturor documentelor, precum si modul de acces la acestea.
b. Documentele si informatiile obtinute de la clientii entitatilor reglementate sunt pastrate in format letric sau electronic, in scopul prevenirii, depistarii si investigarii cazurilor de spalare de bani sau de finantare a terorismului, pe toata perioada desfasurarii relatiei de afaceri si ulterior pentru o perioada de 5 ani de la incetarea acestei relatii sau de la data tranzactiei ocazionale.
c. La solicitarea scrisa a autoritatilor competente in domeniul prevenirii, depistarii si investigatiilor in cazurile de spalare a banilor si de finantare a terorismului, entitatile reglementate au obligatia sa extinda perioada de pastrare a documentelor, fara ca aceasta prelungire sa depaseasca 5 ani.

3.8 Solicitarile de informatii, interzicerea divulgarii si alte obligatii

a.  Entitatile reglementate sunt obligate sa comunice direct Oficiului datele si informatiile solicitate necesare indeplinirii atributiilor Oficiului.
b. Entitatile reglementate au obligatia de a pune la dispozitia personalului cu atributii de control al Oficiului, in vederea realizarii atributiilor specifice, documentele, datele si informatiile solicitate de catre acesta, in format letric sau electronic adecvat, inclusiv in fotocopie.
c. Entitatile reglementate, prin organul de conducere, sunt obligate sa se asigure ca rezultatele controalelor realizate de Oficiu, inclusiv, dupa caz, deficientele identificate si recomandarile pentru remedierea acestora, sunt analizate si implementate corespunzator, cu respectarea termenelor indicate in actul de control sau a altor documente emise in acest sens. Dupa implementarea masurilor de remediere a deficientelor, entitatile reglementate notifica de indata Oficiul, cu mentionarea numarului si datei actului de control prin care acestea au fost consemnate.
d. Este interzisa folosirea in scop personal de catre salariatii entitatilor reglementate a informatiilor confidentiale primite in temeiul Legii, atat in timpul activitatii, cat si dupa incetarea acesteia.
e. Entitatile reglementate, organele de conducere, de administrare si de control ale entitatii reglementate, directorii si angajatii acestora au obligatia de a nu transmite, in afara conditiilor prevazute de lege, informatiile detinute in legatura cu spalarea banilor si finantarea terorismului si de a nu divulga clientilor vizati sau tertilor faptul ca informatiile sunt in curs de transmitere, au fost sau vor fi transmise sau ca este in curs sau ar putea fi efectuata o analiza privind spalarea banilor sau finantarea terorismului.

3.9 Alte dispozitii

Entitatile reglementate prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege (alte persoane care, in calitate de profesionisti, comercializeaza bunuri) au obligatia de a aplica prevederile Legii numai in masura in care efectueaza tranzactii in numerar a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau mai multe operatiuni care au o legatura intre ele si indiferent de justificarea economica a acesteia/acestora.

4. Activitatea de supraveghere si control realizata de catre Oficiu

4.1 Activitatea de supraveghere
 Activitatea de supraveghere se realizeaza la sediul Oficiului prin analizarea, procesarea si evaluarea informatiilor furnizate de bazele de date gestionate in cadrul Oficiului sau la care institutia are acces, precum si a altor informatii solicitate de Oficiu conform legii, avand ca scop identificarea gradului de risc la care este expusa fiecare entitate supravegheata de a fi folosita/implicata in activitati ilicite de spalare a banilor sau de finantare a terorismului.
Supravegherea, intensitatea si frecventa actiunilor de control realizate de catre Oficiu in ceea ce priveste prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului sunt stabilite, in mod proportional, pe baza identificarii si evaluarii indicatorilor de risc stabiliti conform procedurilor interne.
Activitatea de supraveghere se organizeaza si se desfasoara in baza programelor anuale, pe domenii de activitate.

4.2 Activitatea de control

Modul de organizare si desfasurare a activitatii de control la nivelul Oficiului se stabileste prin proceduri interne.

Controalele se realizeaza de catre personalul cu competente in acest sens din cadrul structurii de supraveghere si control a Oficiului.

Notificarea prealabila reprezinta procedura prin care personalul cu atributii de control al Oficiului comunica, in prealabil, entitatii reglementate inceperea actiunii de control.

Transmiterea notificarii se poate face astfel:

a) prin posta sau curierat, cu confirmare de primire;
b) prin telefax, posta electronica ori prin alte mijloace electronice de comunicare la distanta care asigura transmiterea textului notificarii, precum si confirmarea expedierii acesteia;
c) in persoana, reprezentantului legal sau, in lipsa acestuia, oricarui angajat al entitatii respective, sub semnatura confirmarii de primire.

Comunicarea notificarii se considera indeplinita la data si ora semnaturii de primire sau, dupa caz, la data si ora inscrise pe copia imprimata a confirmarii expedierii.

In ipoteza in care comunicarea nu se poate face prin niciuna dintre modalitatile prevazute mai sus, personalul cu atributii de control al Oficiului va proceda la afisarea notificarii prealabile la sediul principal al entitatii supuse controlului, intocmind in acest sens un proces-verbal de afisare, in care vor fi indicate data si ora afisarii.

Comunicarea notificarii se realizeaza cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de data inceperii controlului.

Dupa primirea notificarii, inainte de inceperea controlului, entitatea reglementata poate solicita in scris Oficiului, letric sau electronic, o singura data, pentru motive justificate, amanarea datei de incepere a controlului.

Motivele justificate sunt: lipsa reprezentantului legal/imputernicitului entitatii controlate, in cazuri temeinic justificate de sanatate sau situatii deosebite familiale, deces, casatorie etc.

Modul de solutionare a solicitarii este stabilit prin procedura interna a Oficiului, iar solutia este comunicata entitatii reglementate, de indata.

Daca, din motive intemeiate, Oficiul nu poate initia controlul la data prevazuta in notificare, entitatea reglementata este instiintata, in scris, asupra noii date de incepere a controlului.

Orice modalitati de impiedicare cu intentie a realizarii controlului constituie contraventia de obstructionare a activitatii de control conform prevederilor art. 43 alin. (1) lit. e) din Lege si, fara a fi limitative, pot consta in:

a) ingradirea sub orice forma a desfasurarii controlului la data, ora si sediul mentionate in notificarea prealabila;
b) impiedicarea accesului personalului cu atributii de control al Oficiului in sediul entitatii;
c) nefurnizarea, furnizarea cu intarziere sau furnizarea de date si informatii eronate personalului cu atributii de control al Oficiului;
d) absenta unui reprezentant legal/imputernicit al entitatii la initierea/inchiderea controlului.

Controlul se poate desfasura la sediul entitatii controlate, la sediul Oficiului sau la un sediu ales de comun acord de catre personalul cu atributii de control al Oficiului si reprezentantii entitatii controlate.

In cadrul activitatii de control, personalul imputernicit in acest sens, in exercitarea atributiilor specifice, realizeaza cel putin urmatoarele:

a) prezinta reprezentantilor entitatilor controlate delegatia si legitimatia de control in care sunt mentionate temeiul legal al efectuarii controlului, perioada in care se desfasoara controlul, datele de identificare ale entitatii controlate si ale personalului cu atributii de control al Oficiului;
b) solicita reprezentantilor entitatilor controlate punerea la dispozitie/transmiterea in format letric sau prin mijloace electronice de comunicare la distanta a documentelor, datelor si informatiilor pentru realizarea atributiilor specifice si poate retine copii ale documentelor verificate;
c) solicita, atunci cand este cazul, reprezentantilor legali si/sau angajatilor entitatii controlate note explicative pentru certificarea anumitor situatii sau imprejurari intalnite in cursul activitatii de control;
d) incheie note de constatare si, dupa caz, constata contraventii si aplica sanctiuni conform prevederilor legale, prin intocmirea de procese-verbale de constatare si sanctionare a contraventiilor.



NOTIFICARE

Catre
. . . . . . . . . .

Prin prezenta notificare va informam ca, in data de . . . . . . . . . ., la adresa/adresele . . . . . . . . . ., in conformitate cu prevederile Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale . . . . . . . . . ., va avea loc actiunea de control privind modul de respectare a prevederilor Legii nr. 129/2019, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale . . . . . . . . . . .
Precizam ca actiunea de control va fi realizata in baza Delegatiei nr. . . . . . . . . . . de catre doamna/domnul . . . . . . . . . ., legitimata/legitimat cu . . . . . . . . . ., avand functia de . . . . . . . . . ., si de catre doamna/domnul . . . . . . . . . ., legitimata/legitimat cu . . . . . . . . . ., avand functia de . . . . . . . . . . .
In vederea asigurarii bunei desfasurari a controlului, va rugam ca la data sus-mentionata sa transmiteti urmatoarele documente la . . . . . . . . . ./asigurati punerea la dispozitia echipei de control a urmatoarelor documente:
1. . . . . . . . . . .
2. . . . . . . . . . .
[...]
Pentru confirmarea primirii notificarii,
date de contact ale echipei de control . . . . . . . . . .
Ingradirea sub orice forma a desfasurarii controlului la data, ora si sediul mentionate in notificarea prealabila constituie contraventie prevazuta la art. 43 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 129/2019, cu modificarile si completarile ulterioare, si se sanctioneaza cu avertisment sau amenda de la 10.000 lei la 90.000 lei.



Cu stima,
Presedintele Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor,
. . . . . . . . . .